Trong quá trình tham gia đấu thầu, biện pháp trong hồ sơ mời thầu không chỉ thể hiện năng lực kỹ thuật mà còn là căn cứ quan trọng để bên mời thầu đánh giá tính khả thi của phương án thực hiện gói thầu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các vấn đề pháp lý quan trọng liên quan đến biện pháp trong hồ sơ mời thầu để hạn chế rủi ro bị loại ngay từ vòng đánh giá kỹ thuật.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến biện pháp trong hồ sơ mời thầu

Trong quá trình tham gia đấu thầu, biện pháp trong hồ sơ mời thầu là một trong những nội dung quan trọng để bên mời thầu đánh giá năng lực kỹ thuật, phương án tổ chức thực hiện và mức độ khả thi của nhà thầu đối với gói thầu. Thực tế cho thấy nhiều nhà thầu bị loại không phải vì giá dự thầu cao mà do biện pháp kỹ thuật, biện pháp thi công hoặc biện pháp thực hiện công việc không đáp ứng yêu cầu cơ bản của hồ sơ mời thầu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thường gặp nhiều vướng mắc như: khi nào biện pháp bị coi là “không đạt”, có được điều chỉnh biện pháp trong quá trình thương thảo hợp đồng hay không, hoặc việc sao chép biện pháp từ đơn vị khác có vi phạm quy định pháp luật hay không. Do đó, việc hiểu rõ bản chất của biện pháp trong hồ sơ mời thầu, cũng như các quy định pháp luật liên quan, sẽ giúp nhà thầu xây dựng hồ sơ dự thầu chặt chẽ hơn và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình lựa chọn nhà thầu

II. Tìm hiểu về biện pháp trong hồ sơ mời thầu

Để hiểu rõ vai trò và giá trị của biện pháp trong hồ sơ mời thầu, cần xem xét khái niệm, tiêu chí đánh giá cũng như các tình huống pháp lý có thể phát sinh trong quá trình lập và nộp hồ sơ dự thầu. Những nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ cách pháp luật và thực tiễn đấu thầu nhìn nhận đối với các biện pháp mà nhà thầu đề xuất.

1. Biện pháp trong hồ sơ mời thầu là gì?

Biện pháp trong hồ sơ mời thầu là các phương án kỹ thuật, phương án tổ chức thực hiện công việc hoặc phương án thi công do nhà thầu đề xuất nhằm chứng minh khả năng thực hiện gói thầu theo đúng yêu cầu của bên mời thầu. Nội dung này thường thể hiện cách thức nhà thầu triển khai công việc, sử dụng nhân sự, thiết bị, tiến độ thực hiện và các giải pháp kỹ thuật để bảo đảm chất lượng, an toàn và hiệu quả của gói thầu.

Căn cứ Điều 44 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi bởi khoản 26 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 202), hồ sơ mời thầu phải bao gồm các yêu cầu đối với gói thầu như: chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá, dự thảo hợp đồng và các nội dung cần thiết khác để phục vụ việc lựa chọn nhà thầu. 

Trên cơ sở các yêu cầu này, nhà thầu sẽ xây dựng và trình bày các biện pháp thực hiện gói thầu trong hồ sơ dự thầu nhằm chứng minh năng lực và phương án thực hiện phù hợp với tiêu chí đánh giá của hồ sơ mời thầu.

2. Khi nào thì một biện pháp trong hồ sơ mời thầu bị coi là "không đáp ứng yêu cầu cơ bản" và bị loại ngay lập tức?

Theo Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi bởi Khoản 25 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025), trong bước đánh giá hồ sơ dự thầu thuộc quy trình lựa chọn nhà thầu quy định tại Điều 43, một biện pháp trong hồ sơ dự thầu sẽ bị coi là “không đáp ứng yêu cầu cơ bản” và bị loại ngay khi biện pháp đó không đáp ứng các yêu cầu tối thiểu, bắt buộc đã nêu trong hồ sơ mời thầu, như không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật chủ yếu, thiếu nội dung công việc bắt buộc, không bảo đảm tính khả thi về tiến độ, nhân lực hoặc thiết bị, hoặc đề xuất phương án trái với yêu cầu kỹ thuật, công nghệ mà hồ sơ mời thầu quy định.

Trong trường hợp này, hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét tiếp ở các bước đánh giá tiếp theo, bao gồm đánh giá tài chính và xếp hạng nhà thầu.

3. Nhà thầu có được thay đổi biện pháp trong hồ sơ mời thầu trong quá trình thương thảo hợp đồng không?

Cụ thể, theo khoản 3 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP về thương thảo hợp đồng, việc thương thảo được thực hiện trên cơ sở báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu của nhà thầu và hồ sơ mời thầu, đồng thời phải tuân thủ nguyên tắc không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu đúng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và không làm thay đổi đơn giá đã xác định ở bước đánh giá tài chính (trừ trường hợp áp dụng phương pháp dựa trên kỹ thuật).

Vì vậy, nếu biện pháp đã được chấp nhận trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu thì không được tự ý thay đổi trong giai đoạn thương thảo hợp đồng, trừ trường hợp chỉ làm rõ hoặc hoàn thiện các nội dung chi tiết mà không làm thay đổi bản chất của biện pháp và không ảnh hưởng đến kết quả lựa chọn nhà thầu.

4. Có nên thuê đơn vị tư vấn bên ngoài viết hộ các biện pháp trong hồ sơ mời thầu hay tự doanh nghiệp tự viết?

Việc thuê đơn vị tư vấn bên ngoài viết các biện pháp trong hồ sơ mời thầu hay để doanh nghiệp tự thực hiện phụ thuộc vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm đấu thầu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã có đội ngũ kỹ thuật và pháp lý am hiểu quy định đấu thầu, nắm rõ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và có kinh nghiệm lập hồ sơ dự thầu, thì tự xây dựng biện pháp sẽ giúp kiểm soát nội dung tốt hơn, bảo đảm tính thực tế và tiết kiệm chi phí.

Ngược lại, trong trường hợp doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm đấu thầu, gói thầu có yêu cầu kỹ thuật phức tạp hoặc cần biện pháp trình bày chuyên nghiệp, việc thuê đơn vị tư vấn chuyên về lập hồ sơ dự thầu có thể giúp tăng chất lượng hồ sơ, hạn chế sai sót và nâng cao khả năng đáp ứng các tiêu chí đánh giá.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên phối hợp chặt chẽ với đơn vị tư vấn để kiểm tra nội dung biện pháp, bảo đảm phù hợp với năng lực thực tế của mình, tránh tình trạng biện pháp viết quá “đẹp” nhưng không khả thi khi triển khai hợp đồng.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến biện pháp trong hồ sơ mời thầu

Biện pháp trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu không chỉ là nội dung kỹ thuật mà còn chịu sự điều chỉnh của các quy định pháp luật về đấu thầu. Dưới đây là các quy định pháp luật quan trọng liên quan đến việc xây dựng, đánh giá và thương thảo các biện pháp trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

1. Theo Luật Đấu thầu mới nhất, việc đánh giá các biện pháp trong hồ sơ mời thầu dựa trên thang điểm hay tiêu chí "đạt/không đạt"?

Theo Luật Đấu thầu 2023 (được sửa đổi, bổ sung 2025), đánh giá hồ sơ dự thầu là một bước bắt buộc trong quy trình lựa chọn nhà thầu. Cụ thể, tại điểm c khoản 1 Điều 43 Luật này, quy định quy trình lựa chọn nhà thầu bao gồm bước đánh giá hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất, nhằm xác định mức độ đáp ứng của nhà thầu đối với các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu trước khi xem xét các bước tiếp theo như thương thảo hợp đồng và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Trên cơ sở đó, Điều 32 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quy định việc đánh giá về kỹ thuật được thực hiện theo tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá nêu trong hồ sơ mời thầu, do đó chủ đầu tư có thể áp dụng phương pháp chấm điểm (thang điểm) hoặc phương pháp đánh giá theo tiêu chí “đạt/không đạt” đối với các biện pháp kỹ thuật.

Trong thực tế, nhiều gói thầu xây lắp hoặc dịch vụ phi tư vấn thường sử dụng tiêu chí đạt/không đạt đối với các yêu cầu kỹ thuật cơ bản, còn các nội dung cần phân loại mức độ chất lượng hoặc giải pháp tối ưu có thể được chấm theo thang điểm để xếp hạng. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì chỉ những nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật mới được tiếp tục đánh giá về tài chính theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

2. Quy định nào cho phép nhà thầu làm rõ các biện pháp trong hồ sơ mời thầu sau khi đã nộp hồ sơ dự thầu?

Theo Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nhà thầu được phép làm rõ các nội dung trong hồ sơ dự thầu sau khi đã nộp hồ sơ theo quy định về làm rõ hồ sơ dự thầu. Cụ thể, sau khi mở thầu, khi cần thiết chủ đầu tư có quyền yêu cầu nhà thầu làm rõ hoặc bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, và nhà thầu cũng có thể chủ động gửi tài liệu bổ sung để làm rõ nội dung đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu. Các tài liệu làm rõ này sẽ được tiếp nhận và xem xét như một phần của hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá.

Tuy nhiên, việc làm rõ phải tuân thủ nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp và không làm thay đổi giá dự thầu. Do đó, nhà thầu chỉ được làm rõ, giải thích hoặc bổ sung tài liệu chứng minh cho các biện pháp đã đề xuất, chứ không được sửa đổi bản chất của biện pháp kỹ thuật hoặc thay thế giải pháp đã chào thầu ban đầu.

3. Nếu biện pháp trong hồ sơ mời thầu mâu thuẫn với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thì xử lý thế nào theo pháp luật?

Nếu biện pháp trong hồ sơ mời thầu mâu thuẫn với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, việc xử lý phải bảo đảm nguyên tắc tuân thủ quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc của pháp luật. Trong thực tế, khi hồ sơ mời thầu cho phép nhà thầu đề xuất giải pháp khác, nhà thầu có thể đề xuất biện pháp thi công phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thay cho biện pháp nêu trong hồ sơ mời thầu.

Theo khoản 13 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, trường hợp hồ sơ mời thầu cho phép nhà thầu đề xuất biện pháp thi công khác với biện pháp nêu trong hồ sơ mời thầu thì phần sai khác về khối lượng công việc giữa hai biện pháp sẽ không bị hiệu chỉnh sai lệch và không bị tính là sai lệch thiếu khi đánh giá hồ sơ dự thầu.

Vì vậy, trong tình huống biện pháp của hồ sơ mời thầu không phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, nhà thầu có thể đề xuất biện pháp khác phù hợp với quy chuẩn, và phần khác biệt phát sinh sẽ được xem xét theo quy định nêu trên khi đánh giá hồ sơ dự thầu.

4. Pháp luật quy định gì về tính bảo mật của các biện pháp trong hồ sơ mời thầu mang tính bí mật kinh doanh?

Pháp luật về đấu thầu có quy định rõ về nguyên tắc bảo mật thông tin trong quá trình lựa chọn nhà thầu, bao gồm cả các nội dung có thể chứa bí mật kinh doanh như biện pháp kỹ thuật, công nghệ, giải pháp thi công trong hồ sơ dự thầu. Theo khoản 7 Điều 16 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), quy định các tổ chức, cá nhân tham gia quá trình lựa chọn nhà thầu phải bảo mật tài liệu và thông tin liên quan đến hồ sơ dự thầu, không được tiết lộ nội dung hồ sơ của nhà thầu cho bên không có thẩm quyền trong thời gian đánh giá hồ sơ. Việc tiết lộ các thông tin này, chẳng hạn như nội dung kỹ thuật hoặc giá chào thầu khi chưa đến thời điểm công khai, được xem là hành vi vi phạm quy định về bảo mật trong đấu thầu.

Do đó, đối với các biện pháp trong hồ sơ dự thầu mang tính bí mật kinh doanh (ví dụ: giải pháp kỹ thuật, công nghệ thi công riêng của nhà thầu), bên mời thầu, chủ đầu tư, tổ chuyên gia và các cá nhân liên quan có trách nhiệm giữ bí mật, chỉ sử dụng cho mục đích đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn nhà thầu.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến biện pháp trong hồ sơ mời thầu

Trong quá trình chuẩn bị và tham gia đấu thầu, nhiều nhà thầu và doanh nghiệp thường gặp phải các vướng mắc liên quan đến việc xây dựng, đánh giá và làm rõ biện pháp trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp cùng với các quy định pháp luật có liên quan theo Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành, giúp làm rõ cách áp dụng trong thực tế.

1. Nếu trong biện pháp trong hồ sơ mời thầu hứa hoàn thành trong 10 ngày nhưng thực tế làm mất 15 ngày thì tôi có bị phạt không?

Nếu trong biện pháp thi công trong hồ sơ dự thầu nhà thầu cam kết hoàn thành công việc trong 10 ngày nhưng thực tế mất 15 ngày, thì việc có bị xử lý hay không phụ thuộc vào điều khoản tiến độ trong hợp đồng đã ký.

Theo Luật Xây dựng 2025, tại Điều 86 về thưởng, phạt hợp đồng xây dựng và bồi thường thiệt hại do vi phạm, trường hợp một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ trong hợp đồng, bao gồm nghĩa vụ về tiến độ thi công, thì có thể bị phạt vi phạm hợp đồng hoặc bồi thường thiệt hại theo thỏa thuận giữa các bên.  Đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư công hoặc dự án PPP, mức phạt vi phạm hợp đồng tối đa không vượt quá 12% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm (khoản 3).

Vì vậy, nếu tiến độ 10 ngày đã được đưa vào hợp đồng và trở thành nghĩa vụ thực hiện, việc hoàn thành sau 15 ngày có thể bị coi là vi phạm tiến độ và bị áp dụng chế tài theo Điều 86 Luật Xây dựng 2025, trừ trường hợp được chấp thuận gia hạn tiến độ do các nguyên nhân hợp pháp như bất khả kháng hoặc thay đổi phạm vi công việc.

2. Làm sao để một doanh nghiệp mới thành lập vẫn có những biện pháp trong hồ sơ mời thầu thuyết phục mà không cần dùng từ ngữ quá chuyên môn?

Một doanh nghiệp mới thành lập vẫn có thể xây dựng biện pháp trong hồ sơ dự thầu thuyết phục mà không cần sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn nếu tập trung vào tính rõ ràng, logic và khả thi của phương án thực hiện.

Trọng tâm là trình bày biện pháp theo các bước cụ thể của quá trình thực hiện công việc, nêu rõ trình tự thi công, nhân sự phụ trách, thiết bị sử dụng và thời gian thực hiện cho từng giai đoạn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp các nội dung của biện pháp với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, giải thích ngắn gọn cách thức đáp ứng từng yêu cầu kỹ thuật hoặc tiến độ.

Việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu nhưng có dẫn chứng về nguồn lực thực tế của doanh nghiệp (như nhân sự, thiết bị, quy trình quản lý chất lượng hoặc an toàn) thường giúp biện pháp trở nên thuyết phục hơn so với việc sử dụng nhiều thuật ngữ kỹ thuật nhưng thiếu tính cụ thể và khả thi.

3. Có thể "mượn" nguyên văn một biện pháp trong hồ sơ mời thầu của công ty khác để nộp cho gói thầu của mình không?

Doanh nghiệp không nên “mượn” nguyên văn biện pháp trong hồ sơ dự thầu của công ty khác để nộp cho gói thầu của mình. Trên thực tế, mỗi gói thầu có yêu cầu kỹ thuật, điều kiện thi công, tiến độ và nguồn lực khác nhau, vì vậy việc sao chép nguyên văn biện pháp của đơn vị khác có thể khiến nội dung không phù hợp với hồ sơ mời thầu hoặc không phản ánh đúng năng lực thực tế của doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu biện pháp đó là tài liệu nội bộ hoặc bí mật kinh doanh của doanh nghiệp khác, việc sử dụng lại mà không được phép còn có thể phát sinh rủi ro pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin và cạnh tranh không lành mạnh.

Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo cấu trúc hoặc cách trình bày từ các hồ sơ mẫu, nhưng cần tự xây dựng và điều chỉnh biện pháp cho phù hợp với yêu cầu của gói thầu và nguồn lực thực tế của mình để bảo đảm tính hợp lệ và thuyết phục khi đánh giá hồ sơ dự thầu.

4. Khi bị loại vì biện pháp trong hồ sơ mời thầu không đạt, có quyền yêu cầu bên mời thầu giải thích chi tiết lý do không?

Có. Nhà thầu bị loại có quyền yêu cầu bên mời thầu giải thích rõ lý do không trúng thầu. Cụ thể, điểm đ khoản 1 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), quy định trong quy trình lựa chọn nhà thầu phải có bước: “trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu, giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu theo yêu cầu của nhà thầu (nếu có)”.

Như vậy, khi nhà thầu bị loại (ví dụ do biện pháp kỹ thuật không đạt), nhà thầu có quyền gửi yêu cầu đề nghị chủ đầu tư hoặc bên mời thầu giải thích lý do. Bên mời thầu có trách nhiệm trả lời và làm rõ kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu liên quan đến nhà thầu đó, bảo đảm nguyên tắc minh bạch trong hoạt động đấu thầu.

5. Nếu nhân sự chủ chốt ghi trong biện pháp trong hồ sơ mời thầu đột ngột nghỉ việc, phải báo cáo thế nào để không bị coi là gian lận?

Nếu nhân sự chủ chốt đã kê khai trong biện pháp hoặc hồ sơ dự thầu đột ngột nghỉ việc, doanh nghiệp không bị coi là gian lận nếu xử lý đúng quy định của pháp luật đấu thầu và thông báo kịp thời cho bên mời thầu.

Cụ thể, theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP:

  • Khoản 2 Điều 29 quy định: nếu nhân sự chủ chốt do nhà thầu đề xuất không đáp ứng yêu cầu hoặc không thể huy động, chủ đầu tư có thể cho phép nhà thầu bổ sung hoặc thay thế nhân sự trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu.
  • Điểm c khoản 4 Điều 45 quy định: trong quá trình thương thảo hợp đồng, nhà thầu chỉ được thay đổi nhân sự chủ chốt khi có lý do khách quan hoặc bất khả kháng, và nhân sự thay thế phải có năng lực, kinh nghiệm tương đương hoặc cao hơn, đồng thời không được thay đổi giá dự thầu.

Cách xử lý để không bị coi là gian lận bạn đọc có thể tham khảo:

  • Thông báo bằng văn bản cho bên mời thầu/chủ đầu tư ngay khi phát sinh việc nhân sự nghỉ việc.
  • Giải trình rõ lý do khách quan (nghỉ việc, ốm, chuyển công tác, bất khả kháng…).
  • Đề xuất nhân sự thay thế có trình độ và kinh nghiệm tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự đã kê khai.
  • Cung cấp hồ sơ chứng minh năng lực của nhân sự thay thế theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Lưu ý: Nếu nhà thầu cố ý kê khai nhân sự không có thật hoặc không thể huy động ngay từ đầu, hồ sơ dự thầu có thể bị coi là gian lận và bị loại theo quy định của pháp luật đấu thầu.

Tóm lại, nhân sự chủ chốt nghỉ việc vẫn có thể được thay thế, nhưng doanh nghiệp phải báo cáo và đề xuất nhân sự tương đương theo Điều 29 và Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP để tránh bị coi là gian lận trong đấu thầu.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến biện pháp trong hồ sơ mời thầu?

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc xây dựng biện pháp trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ dự thầu, xử lý tình huống bị loại hồ sơ, hoặc cần tư vấn các quy định pháp luật về đấu thầu, việc tìm đến đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp là giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng trúng thầu. NPLaw với đội ngũ luật sư và chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, hợp đồng và đấu thầu có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, tư vấn quy định pháp luật liên quan, cũng như đưa ra giải pháp phù hợp với từng gói thầu cụ thể. Sự đồng hành của NPLaw sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, hạn chế sai sót và bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.