Điều chỉnh nội dung gói thầu trong hoạt động đấu thầu: Cơ sở pháp lý và các vấn đề thực tiễn

Trong hoạt động đấu thầu, nội dung của gói thầu không phải là một yếu tố bất biến mà có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh trong quá trình chuẩn bị, tổ chức lựa chọn nhà thầu hoặc thậm chí trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Những thay đổi về phạm vi công việc, quy mô kỹ thuật, nguồn vốn, tiến độ thực hiện hoặc yêu cầu chuyên môn có thể khiến nội dung gói thầu ban đầu không còn phù hợp với điều kiện thực tế.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu

Đối với hoạt động đấu thầu, gói thầu là đơn vị cơ bản để tổ chức lựa chọn nhà thầu và được xác định trên cơ sở kế hoạch lựa chọn nhà thầu, phạm vi công việc, nguồn vốn, thời gian thực hiện và yêu cầu kỹ thuật của dự án. 

Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị và triển khai dự án, nhiều yếu tố khách quan và chủ quan có thể làm cho nội dung gói thầu ban đầu không còn phù hợp với điều kiện thực tế, chẳng hạn như thay đổi thiết kế kỹ thuật, điều chỉnh tổng mức đầu tư, biến động thị trường hoặc phát sinh yêu cầu chuyên môn mới. 

Trong những trường hợp đó, việc điều chỉnh nội dung gói thầu trở thành một cơ chế quản lý cần thiết nhằm bảo đảm tính khả thi của dự án và hiệu quả sử dụng vốn.

Theo quy định của pháp luật về đấu thầu, đặc biệt là Luật Đấu thầu năm 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc điều chỉnh nội dung gói thầu phải gắn với việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu, đồng thời phải tuân thủ các nguyên tắc bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Việc điều chỉnh không được làm thay đổi bản chất của gói thầu theo hướng hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc tạo lợi thế không bình đẳng cho một chủ thể nhất định.

Trên thực tế, các vấn đề pháp lý phát sinh từ việc điều chỉnh nội dung gói thầu khá đa dạng. Chúng có thể bao gồm việc điều chỉnh phạm vi công việc của gói thầu, thay đổi giá gói thầu, điều chỉnh hình thức lựa chọn nhà thầu, thay đổi phương thức đấu thầu hoặc phân chia lại các phần lô trong cùng một gói thầu. 

Vì vậy, việc nghiên cứu các vấn đề liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu không chỉ có ý nghĩa về mặt lý luận trong việc làm rõ phạm vi và giới hạn của quyền điều chỉnh, mà còn có ý nghĩa thực tiễn trong việc phòng ngừa rủi ro pháp lý và bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch của quá trình tổ chức đấu thầu.

II. Tìm hiểu về điều chỉnh nội dung gói thầu

Sau khi nhận diện những vấn đề chung đặt ra đối với việc điều chỉnh nội dung gói thầu, cần tiếp tục làm rõ bản chất pháp lý, phạm vi và cơ chế thực hiện của hoạt động này trong khuôn khổ pháp luật đấu thầu.

1. Điều chỉnh nội dung gói thầu là gì và khi nào cần thực hiện điều chỉnh nội dung gói thầu

Trong hoạt động đấu thầu, điều chỉnh nội dung gói thầu được hiểu là việc chủ đầu tư hoặc bên mời thầu thay đổi một hoặc một số yếu tố cấu thành của gói thầu đã được xác định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhằm bảo đảm sự phù hợp với yêu cầu thực tế của dự án.

Các nội dung có thể được điều chỉnh thường bao gồm phạm vi công việc, giá gói thầu, nguồn vốn, tiến độ thực hiện, phương thức và hình thức lựa chọn nhà thầu hoặc cách phân chia phần lô của gói thầu.

Việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường được đặt ra trong những trường hợp phát sinh các yếu tố làm thay đổi điều kiện ban đầu của dự án. 

• Khi có sự điều chỉnh thiết kế, phạm vi kỹ thuật hoặc quy mô công việc của dự án dẫn đến việc nội dung gói thầu đã phê duyệt không còn phù hợp. 
• Có biến động về tổng mức đầu tư, nguồn vốn hoặc giá thị trường, làm cho giá gói thầu cần được xác định lại để bảo đảm tính khả thi và hiệu quả kinh tế. 
• Việc điều chỉnh có thể xuất phát từ yêu cầu nâng cao hiệu quả tổ chức đấu thầu, chẳng hạn như thay đổi cách chia gói thầu hoặc phân chia phần lô để tăng mức độ cạnh tranh. 
• Trong một số trường hợp, điều chỉnh còn nhằm khắc phục sai sót trong quá trình lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc xử lý các tình huống phát sinh trước khi phát hành hồ sơ mời thầu.

Do đó, mỗi quyết định điều chỉnh nội dung gói thầu cần được xem xét trên cơ sở pháp lý rõ ràng, có thẩm quyền phê duyệt và được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.

2. Những yếu tố nào thường dẫn đến việc phải tiến hành điều chỉnh nội dung gói thầu trong thực tế

Trong thực tiễn quản lý dự án và tổ chức đấu thầu, việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau liên quan đến sự thay đổi của điều kiện kỹ thuật, tài chính hoặc yêu cầu quản lý dự án. 

• Sự thay đổi về thiết kế, quy mô hoặc phạm vi công việc của dự án là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc điều chỉnh nội dung gói thầu. 
• Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ thiết kế hoặc cập nhật yêu cầu kỹ thuật, có thể phát sinh nhu cầu bổ sung, cắt giảm hoặc thay đổi một số hạng mục công việc, dẫn đến việc phạm vi của gói thầu cần được điều chỉnh tương ứng. 
• Biến động về giá cả thị trường và chi phí đầu tư cũng là một yếu tố quan trọng. 
• Khi giá vật liệu, nhân công hoặc thiết bị có sự biến động lớn so với thời điểm lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, giá gói thầu ban đầu có thể không còn phản ánh đúng chi phí thực tế. 
• Sự thay đổi về nguồn vốn hoặc cơ cấu vốn của dự án cũng có thể dẫn đến việc điều chỉnh nội dung gói thầu. 
• Yêu cầu nâng cao hiệu quả cạnh tranh và tổ chức đấu thầu cũng có thể là lý do để điều chỉnh nội dung gói thầu. 
• Trong một số trường hợp, việc chia lại gói thầu hoặc phân chia thành nhiều phần lô có thể giúp tăng số lượng nhà thầu tham gia, nâng cao mức độ cạnh tranh và lựa chọn được nhà thầu có năng lực phù hợp hơn.

Nhìn chung, các yếu tố dẫn đến việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường gắn liền với sự biến động của điều kiện thực tế trong quá trình chuẩn bị và triển khai dự án. 

3. Ai là người có thẩm quyền đề xuất và phê duyệt việc điều chỉnh nội dung gói thầu trong một dự án công

Trong các dự án sử dụng vốn nhà nước, việc điều chỉnh nội dung gói thầu phải được thực hiện đúng thẩm quyền đề xuất và thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật về quản lý đầu tư công. 

• Về chủ thể có thẩm quyền đề xuất điều chỉnh nội dung gói thầu. 
  • Trong thực tiễn quản lý dự án, việc đề xuất điều chỉnh nội dung gói thầu thường do chủ đầu tư hoặc bên mời thầu thực hiện. Đây là các chủ thể trực tiếp tổ chức quá trình lựa chọn nhà thầu và chịu trách nhiệm quản lý, triển khai dự án nên có điều kiện phát hiện các yếu tố phát sinh dẫn đến việc cần phải điều chỉnh nội dung gói thầu. 
  • Trong nhiều trường hợp, đơn vị tư vấn quản lý dự án, tư vấn đấu thầu hoặc tư vấn thiết kế có thể là đơn vị rà soát, phát hiện bất cập và kiến nghị điều chỉnh, sau đó chủ đầu tư tổng hợp và lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền xem xét.
• Về chủ thể có thẩm quyền phê duyệt việc điều chỉnh nội dung gói thầu.
  • Theo quy định của pháp luật đấu thầu, việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường gắn với việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Do đó, người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu cũng chính là chủ thể có thẩm quyền quyết định việc điều chỉnh nội dung gói thầu.

Như vậy, về nguyên tắc pháp lý, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu là chủ thể đề xuất điều chỉnh nội dung gói thầu, trong khi người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu là chủ thể quyết định việc điều chỉnh. 

4. Hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị khi đề nghị điều chỉnh nội dung gói thầu gồm những tài liệu nào

Khi phát sinh nhu cầu điều chỉnh nội dung gói thầu trong quá trình thực hiện dự án, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu phải lập hồ sơ đề nghị điều chỉnh để trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. 

Trên thực tế, hồ sơ đề nghị điều chỉnh nội dung gói thầu thường bao gồm một số tài liệu cơ bản sau:

• Tờ trình hoặc văn bản đề nghị điều chỉnh nội dung gói thầu. 
  • Đây là tài liệu trung tâm của hồ sơ, do chủ đầu tư hoặc bên mời thầu lập để trình người có thẩm quyền. 
• Báo cáo thuyết minh về sự cần thiết của việc điều chỉnh. 
  • Báo cáo này nhằm phân tích cụ thể các yếu tố thực tế dẫn đến việc phải điều chỉnh nội dung gói thầu, chẳng hạn như thay đổi thiết kế kỹ thuật, biến động giá cả thị trường…
• Dự thảo nội dung điều chỉnh của kế hoạch lựa chọn nhà thầu. 
  • Do việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường gắn với việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nên hồ sơ cần kèm theo bản dự thảo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được điều chỉnh. 
• Các tài liệu kỹ thuật và tài chính liên quan đến nội dung điều chỉnh. 

Tóm lại, hồ sơ đề nghị điều chỉnh nội dung gói thầu cần bảo đảm hai yêu cầu cơ bản: chứng minh được căn cứ pháp lý và sự cần thiết của việc điều chỉnh, đồng thời thể hiện rõ nội dung điều chỉnh so với phương án đã được phê duyệt trước đó. 

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu

Sau khi làm rõ khái niệm, các trường hợp phát sinh và thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh nội dung gói thầu, cần tiếp tục xem xét khung pháp lý điều chỉnh hoạt động này trong hệ thống pháp luật Việt Nam.

1. Pháp luật đấu thầu hiện hành quy định những thủ tục nào khi thực hiện điều chỉnh nội dung gói thầu?

Việc điều chỉnh nội dung gói thầu hiện nay không được quy định như một thủ tục độc lập mà được thực hiện thông qua việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Điều này xuất phát từ nguyên tắc quản lý của pháp luật đấu thầu: các thông tin cơ bản của gói thầu (như tên gói thầu, phạm vi công việc, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, thời gian thực hiện) đều được xác định trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

• Rà soát và lập đề xuất điều chỉnh nội dung gói thầu.
  • Khi phát sinh các yếu tố làm thay đổi điều kiện ban đầu của gói thầu (chẳng hạn như thay đổi thiết kế, điều chỉnh tổng mức đầu tư, biến động giá hoặc thay đổi phạm vi công việc), chủ đầu tư hoặc bên mời thầu có trách nhiệm rà soát và lập hồ sơ đề nghị điều chỉnh.
  • Tại Điều 78 Luật Đấu thầu năm 2023 (được bổ sung bởi Điểm b, g Khoản 38 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025) có quy định trách nhiệm của chủ đầu tư liên quan đến việc tổ chức lập và trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
• Thẩm định nội dung điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. 
  • Sau khi lập hồ sơ đề xuất điều chỉnh, kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được điều chỉnh phải được thẩm định trước khi trình phê duyệt. Cơ quan hoặc bộ phận thẩm định sẽ xem xét tính hợp pháp, sự cần thiết và tính hợp lý của việc điều chỉnh, đồng thời đánh giá tác động của việc điều chỉnh đối với tiến độ, chi phí và hiệu quả của dự án.
• Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Điều 40 Luật Đấu thầu năm 2023. 
  • Sau khi hoàn thành việc thẩm định, người có thẩm quyền trong đấu thầu sẽ xem xét và ban hành quyết định phê duyệt điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Quyết định này là căn cứ pháp lý để chủ đầu tư hoặc bên mời thầu triển khai các bước tiếp theo của quá trình đấu thầu theo nội dung đã được điều chỉnh.
• Cập nhật và công khai thông tin điều chỉnh trong quá trình đấu thầu. 
  • Trường hợp việc điều chỉnh xảy ra sau khi đã phát hành hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải thông báo việc sửa đổi hồ sơ mời thầu cho tất cả các nhà thầu đã nhận hồ sơ để bảo đảm nguyên tắc minh bạch và cạnh tranh.

Như vậy, về mặt thủ tục pháp lý, việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường được thực hiện theo trình tự nêu trên. Cơ chế này nhằm bảo đảm mọi thay đổi đối với gói thầu đều được kiểm soát chặt chẽ và phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật đấu thầu như cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

2. Khi có tranh chấp liên quan đến quyết định điều chỉnh nội dung gói thầu, trình tự giải quyết pháp lý như thế nào?

Khi cho rằng quyết định điều chỉnh nội dung gói thầu được thực hiện trái quy định pháp luật hoặc làm ảnh hưởng đến nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, nhà thầu có quyền sử dụng các cơ chế pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Trình tự giải quyết tranh chấp trong trường hợp này thường được thực hiện theo các bước sau:

• Thực hiện quyền kiến nghị trong đấu thầu.
  • Theo quy định của Điều 89 và Điều 90 Luật Đấu thầu năm 2023, khi phát hiện hành vi hoặc quyết định trong quá trình đấu thầu có dấu hiệu vi phạm pháp luật, nhà thầu có quyền gửi đơn kiến nghị đến chủ đầu tư hoặc bên mời thầu. 
• Kiến nghị đến người có thẩm quyền hoặc cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu.
  • Trường hợp nhà thầu không đồng ý với kết quả giải quyết của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu, hoặc quá thời hạn mà không được giải quyết, nhà thầu có quyền tiếp tục kiến nghị đến người có thẩm quyền trong đấu thầu hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. 
• Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.
  • Trong trường hợp tranh chấp không được giải quyết thỏa đáng thông qua cơ chế kiến nghị trong đấu thầu, các bên có quyền khởi kiện vụ án hành chính hoặc vụ án dân sự tại Tòa án có thẩm quyền, tùy thuộc vào bản chất của quyết định bị khiếu kiện. 
  • Nếu quyết định điều chỉnh nội dung gói thầu được coi là quyết định hành chính của cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền trong quản lý đấu thầu, nhà thầu có thể khởi kiện theo thủ tục tố tụng hành chính theo quy định của Luật Tố tụng hành chính năm 2015. 
  • Trong trường hợp tranh chấp phát sinh từ quan hệ hợp đồng sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà thầu, việc giải quyết có thể được thực hiện theo thủ tục tố tụng dân sự hoặc trọng tài thương mại.

Như vậy, trình tự giải quyết tranh chấp liên quan đến quyết định điều chỉnh nội dung gói thầu thường được thực hiện theo các bước nêu trên, đồng thời góp phần duy trì tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong quá trình tổ chức đấu thầu.

3. Những rủi ro quản lý thường gặp khi tiến hành điều chỉnh nội dung gói thầu và cách phòng ngừa đơn giản

Một số rủi ro thường gặp và cách phòng ngừa có thể khái quát như sau:

• Rủi ro điều chỉnh làm thay đổi bản chất gói thầu. Trong một số trường hợp, việc điều chỉnh có thể làm thay đổi đáng kể phạm vi công việc, quy mô kỹ thuật hoặc giá gói thầu so với nội dung ban đầu. 
  • Biện pháp phòng ngừa: Khi nội dung điều chỉnh có ảnh hưởng lớn đến phạm vi hoặc giá trị gói thầu, cần rà soát lại toàn bộ kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thậm chí xem xét tổ chức lại quá trình lựa chọn nhà thầu để bảo đảm tính minh bạch và cạnh tranh.
• Rủi ro điều chỉnh không đúng thẩm quyền hoặc không đúng trình tự thủ tục. Một số trường hợp chủ đầu tư hoặc bên mời thầu tự ý thay đổi nội dung gói thầu mà không thực hiện thủ tục điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc không trình người có thẩm quyền phê duyệt. 
  • Biện pháp phòng ngừa: Mọi điều chỉnh liên quan đến các yếu tố cơ bản của gói thầu phải được thực hiện thông qua thủ tục điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu và phê duyệt bởi người có thẩm quyền, theo quy định của Luật Đấu thầu năm 2023 và các văn bản hướng dẫn.
• Rủi ro làm giảm mức độ cạnh tranh giữa các nhà thầu. Việc điều chỉnh nội dung gói thầu, đặc biệt là các yêu cầu kỹ thuật hoặc tiêu chí đánh giá, nếu không được thực hiện khách quan có thể vô tình hoặc cố ý tạo lợi thế cho một số nhà thầu cụ thể. 
  • Biện pháp phòng ngừa: Khi điều chỉnh các tiêu chí kỹ thuật hoặc điều kiện dự thầu, cần bảo đảm không đưa ra các yêu cầu mang tính hạn chế cạnh tranh, đồng thời công khai thông tin điều chỉnh cho tất cả các nhà thầu theo đúng quy định.
• Rủi ro kéo dài tiến độ dự án. Việc điều chỉnh nội dung gói thầu có thể làm phát sinh các thủ tục thẩm định, phê duyệt lại và điều chỉnh hồ sơ mời thầu, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án. Nếu việc điều chỉnh được thực hiện nhiều lần hoặc thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng, dự án có thể bị chậm tiến độ đáng kể.
  • Biện pháp phòng ngừa: Ngay từ giai đoạn lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thiết kế, dự toán và phạm vi công việc, hạn chế việc phải điều chỉnh nhiều lần trong quá trình thực hiện.

Tóm lại, việc điều chỉnh nội dung gói thầu là cần thiết trong nhiều trường hợp nhằm bảo đảm tính khả thi của dự án, nhưng hoạt động này luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro quản lý. Vì vậy, chủ đầu tư và bên mời thầu cần thực hiện điều chỉnh trên cơ sở tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật, bảo đảm minh bạch thông tin và duy trì nguyên tắc cạnh tranh trong đấu thầu.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu

Trong thực tiễn tổ chức đấu thầu và quản lý dự án đầu tư công, việc điều chỉnh nội dung gói thầu thường phát sinh nhiều vấn đề mà chủ đầu tư, bên mời thầu cũng như các nhà thầu tham gia đấu thầu cần phải làm rõ. 

1. Các hình thức điều chỉnh nội dung gói thầu phổ biến là gì?

Mặc dù pháp luật đấu thầu không phân loại chính thức các “hình thức điều chỉnh gói thầu”, nhưng từ thực tiễn áp dụng có thể nhận diện một số dạng điều chỉnh phổ biến sau:

• Điều chỉnh phạm vi công việc của gói thầu. Đây là hình thức điều chỉnh khá phổ biến khi trong quá trình chuẩn bị dự án hoặc tổ chức đấu thầu phát sinh nhu cầu bổ sung, cắt giảm hoặc thay đổi một số hạng mục công việc.
  • Điều chỉnh giá gói thầu. 
  • Giá gói thầu có thể được điều chỉnh trong trường hợp dự toán chi phí được cập nhật lại, giá thị trường biến động hoặc khi có sự thay đổi về khối lượng công việc của gói thầu. Việc điều chỉnh giá gói thầu phải bảo đảm phù hợp với tổng mức đầu tư của dự án và phải được phê duyệt theo đúng thẩm quyền trước khi tiến hành lựa chọn nhà thầu.
• Điều chỉnh hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu. 
  • Trong một số trường hợp, sau khi rà soát lại điều kiện thực hiện gói thầu, chủ đầu tư có thể cần điều chỉnh hình thức lựa chọn nhà thầu (ví dụ: từ đấu thầu rộng rãi sang đấu thầu hạn chế hoặc ngược lại) hoặc phương thức đấu thầu (một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ…). 
• Điều chỉnh thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu và thời gian thực hiện gói thầu. 
  • Trong quá trình triển khai dự án, tiến độ thực hiện có thể thay đổi do các yếu tố khách quan như thay đổi thiết kế, chậm bố trí vốn hoặc điều kiện thi công. Khi đó, chủ đầu tư có thể điều chỉnh thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu hoặc thời gian thực hiện gói thầu để bảo đảm tính khả thi của dự án.

Nhìn chung, các hình thức điều chỉnh nội dung gói thầu thường liên quan đến phạm vi công việc, giá gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, tiến độ thực hiện và cách thức phân chia gói thầu. 

2. Khi nào việc điều chỉnh nội dung gói thầu cần phải xin ý kiến của cơ quan tài chính hoặc cấp có thẩm quyền khác?

Một số trường hợp phổ biến có thể kể đến như sau:

• Thay đổi giá gói thầu và ảnh hưởng đến tổng mức đầu tư của dự án. 
  • Nếu việc điều chỉnh nội dung gói thầu dẫn đến việc tăng giá gói thầu và làm thay đổi tổng mức đầu tư đã được phê duyệt, chủ đầu tư phải thực hiện thủ tục điều chỉnh dự án đầu tư. 
  • Trong trường hợp này, cơ quan tài chính hoặc cơ quan chuyên môn về đầu tư công thường phải tham gia thẩm định nguồn vốn và khả năng cân đối vốn trước khi cấp có thẩm quyền quyết định điều chỉnh.
• Liên quan đến dự toán chi phí hoặc cơ cấu chi phí của gói thầu. 
  • Nếu nội dung điều chỉnh làm thay đổi dự toán chi phí, đơn giá hoặc khối lượng công việc, chủ đầu tư có thể phải xin ý kiến cơ quan tài chính hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng để thẩm định lại dự toán, đặc biệt đối với các gói thầu xây lắp, tư vấn hoặc mua sắm có giá trị lớn.
• Làm thay đổi nguồn vốn hoặc cơ cấu nguồn vốn của dự án. 
  • Trường hợp việc điều chỉnh nội dung gói thầu kéo theo thay đổi nguồn vốn (ví dụ: bổ sung vốn ngân sách, thay đổi tỷ lệ vốn vay, vốn đối ứng), chủ đầu tư phải báo cáo và xin ý kiến cơ quan quản lý tài chính hoặc cơ quan quản lý nguồn vốn tương ứng. Việc này nhằm bảo đảm tính hợp pháp và khả năng cân đối nguồn lực tài chính cho dự án.
• Khi việc điều chỉnh có tác động lớn đến kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc chính sách quản lý ngành, lĩnh vực. 
  • Trong một số dự án quan trọng, việc điều chỉnh nội dung gói thầu có thể liên quan đến các vấn đề quản lý chuyên ngành hoặc chính sách quản lý nhà nước. Khi đó, cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc cơ quan cấp trên có thể được yêu cầu cho ý kiến trước khi người có thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh.

Như vậy, về nguyên tắc, việc xin ý kiến cơ quan tài chính hoặc cơ quan quản lý liên quan thường được đặt ra khi nội dung điều chỉnh gói thầu có tác động đến các yếu tố tài chính, ngân sách của dự án, tổng mức đầu tư, dự toán chi phí hoặc nguồn vốn thực hiện. 

3. Thủ tục công khai, thông báo khi thực hiện điều chỉnh nội dung gói thầu cần thực hiện những bước gì?

Việc điều chỉnh nội dung gói thầu không chỉ phải được phê duyệt theo đúng thẩm quyền mà còn phải được công khai và thông báo minh bạch nhằm bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của các nhà thầu và duy trì nguyên tắc cạnh tranh, công bằng trong đấu thầu.

• Cập nhật thông tin điều chỉnh trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. 
  • Sau khi việc điều chỉnh nội dung gói thầu được người có thẩm quyền phê duyệt, chủ đầu tư phải cập nhật nội dung điều chỉnh trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. 
• Đăng tải thông tin điều chỉnh trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. 
  • Sau khi được phê duyệt, kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc nội dung điều chỉnh phải được đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để các tổ chức, cá nhân quan tâm có thể tiếp cận thông tin. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính minh bạch của hoạt động đấu thầu và giúp các nhà thầu có đủ thông tin để chuẩn bị tham gia đấu thầu.
• Thông báo việc điều chỉnh cho các nhà thầu đã tham gia quá trình đấu thầu (nếu có). 
  • Trường hợp việc điều chỉnh nội dung gói thầu xảy ra sau khi hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu đã được phát hành, bên mời thầu phải thông báo việc sửa đổi, bổ sung này cho tất cả các nhà thầu đã nhận hồ sơ. Thông báo phải được thực hiện bằng văn bản hoặc thông qua hệ thống đấu thầu điện tử để bảo đảm mọi nhà thầu đều được tiếp cận thông tin một cách bình đẳng.
• Lưu trữ hồ sơ và tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh.
  • Toàn bộ tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh nội dung gói thầu, bao gồm quyết định phê duyệt điều chỉnh, thông báo sửa đổi hồ sơ mời thầu và các văn bản trao đổi với nhà thầu, cần được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ đấu thầu để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết khiếu nại, tranh chấp nếu phát sinh.

Tóm lại, thủ tục công khai và thông báo khi điều chỉnh nội dung gói thầu thường bao gồm các bước nêu trên. Quy trình này giúp bảo đảm mọi sự thay đổi trong quá trình đấu thầu đều được minh bạch hóa và không làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của các nhà thầu tham gia.

4. Không công khai hoặc che giấu nội dung điều chỉnh nội dung gói thầu gây khiếu nại thì biện pháp khắc phục là gì?

Để khắc phục tình trạng này, trước hết bên mời thầu hoặc chủ đầu tư phải công khai đầy đủ nội dung điều chỉnh gói thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định về đăng tải thông tin trong đấu thầu. Theo Điều 7 và Điều 8 Luật Đấu thầu năm 2023, các thông tin liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, bao gồm hồ sơ mời thầu và các nội dung sửa đổi, bổ sung, phải được đăng tải công khai nhằm bảo đảm các nhà thầu có điều kiện tiếp cận thông tin bình đẳng. 

Trong trường hợp việc che giấu thông tin điều chỉnh gói thầu đã ảnh hưởng đến tính khách quan và minh bạch của quá trình lựa chọn nhà thầu, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét hủy thầu hoặc tổ chức lại quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Điều 17 Luật Đấu thầu năm 2023 về các trường hợp hủy thầu. 

Biện pháp này thường được áp dụng khi vi phạm trong quá trình điều chỉnh gói thầu làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của các nhà thầu tham dự.

Như vậy, việc khắc phục hành vi không công khai hoặc che giấu nội dung điều chỉnh gói thầu cần được thực hiện thông qua nhiều biện pháp đồng bộ, bao gồm công khai lại thông tin, điều chỉnh hoặc hủy kết quả lựa chọn nhà thầu, giải quyết khiếu nại của nhà thầu và xử lý trách nhiệm đối với tổ chức, cá nhân vi phạm. 

5. Khi phát hiện vi phạm liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu, khách hàng cần thu thập và lưu giữ bằng chứng gì để bảo vệ quyền lợi?

Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm như điều chỉnh tiêu chí kỹ thuật, giá gói thầu hoặc phạm vi công việc nhưng không được công khai đầy đủ, nhà thầu cần chủ động thu thập và lưu giữ các chứng cứ liên quan để làm cơ sở thực hiện quyền khiếu nại, kiến nghị hoặc khởi kiện theo quy định pháp luật. 

Để bảo vệ quyền lợi một cách hiệu quả, việc thu thập chứng cứ cần được thực hiện có hệ thống và đầy đủ.

• Nhà thầu cần lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình đấu thầu, bao gồm hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu (nếu có) và các thông báo do bên mời thầu công bố. 
• Cần thu thập các văn bản trao đổi, thông báo hoặc giải trình của bên mời thầu liên quan đến việc điều chỉnh gói thầu. Các tài liệu này có thể bao gồm văn bản trả lời làm rõ hồ sơ mời thầu, thư điện tử trao đổi giữa nhà thầu và bên mời thầu, biên bản họp tiền đấu thầu hoặc các thông báo sửa đổi hồ sơ mời thầu. 
• Lưu giữ các tài liệu chứng minh thiệt hại hoặc nguy cơ thiệt hại do việc điều chỉnh gói thầu không minh bạch gây ra. Chẳng hạn, hồ sơ dự thầu đã chuẩn bị theo tiêu chí ban đầu, các chi phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, hoặc các tài liệu thể hiện việc nhà thầu bị loại do những tiêu chí được điều chỉnh mà không được công bố kịp thời. 
• Cuối cùng, trong trường hợp có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, nhà thầu cũng nên thu thập các thông tin về quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu, bao gồm thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu (nếu được công bố), cũng như các tài liệu liên quan khác. 

Tóm lại, việc thu thập và lưu giữ chứng cứ trong các trường hợp phát hiện vi phạm liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu cần tập trung các tài liệu chính nêu trên. Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng cứ này sẽ giúp nhà thầu có cơ sở pháp lý vững chắc khi thực hiện quyền khiếu nại, kiến nghị hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật đấu thầu.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến điều chỉnh nội dung gói thầu?

Nếu Quý khách có nhu cầu tư vấn các vấn đề có liên quan đến vấn đề nêu trên…. Hãy liên hệ ngay đến Công ty Luật TNHH Ngọc Phú để được tư vấn tận tình và nhanh chóng. Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.