Trong quy trình chuẩn bị và tổ chức lựa chọn nhà thầu, dự toán gói thầu giữ vai trò là căn cứ quan trọng để xác định giá gói thầu, đánh giá tính hợp lý của giá dự thầu cũng như kiểm soát chi phí của dự án.

I. Thực trạng dự toán gói thầu trong giai đoạn hiện nay

Hiện nay, dự toán gói thầu là cơ sở quan trọng để xác định giá gói thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu và kiểm soát chi phí của dự án. Theo quy định của pháp luật, việc xác định dự toán gói thầu phải bảo đảm phù hợp với tổng mức đầu tư hoặc dự toán mua sắm đã được phê duyệt, đồng thời tuân thủ các định mức kinh tế, kỹ thuật, chế độ quản lý chi phí và các yếu tố thị trường tại thời điểm lập dự toán. 

Cụ thể, tại khoản 2 Điều 39 Luật Đấu thầu năm 2023 quy định về giá gói thầu bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. Ngoài ra,  đối với gói thầu áp dụng tùy chọn mua thêm quy định tại khoản 8 Điều này, giá gói thầu không bao gồm giá trị của tùy chọn mua thêm.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai trong thời gian qua cho thấy việc lập và quản lý dự toán gói thầu vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. 

  • Chất lượng lập dự toán trong một số trường hợp chưa bảo đảm tính chính xác và sát với giá thị trường, dẫn đến tình trạng giá gói thầu được xác định quá cao hoặc quá thấp so với giá trị thực tế của khối lượng công việc. 
  • Trong một số trường hợp dự toán gói thầu được điều chỉnh nhiều lần trong quá trình chuẩn bị đấu thầu, làm phát sinh nghi ngờ về tính minh bạch và khách quan của quá trình xác định chi phí. 
  • Cơ chế kiểm soát và thẩm định dự toán gói thầu trong một số trường hợp chưa được thực hiện chặt chẽ. Mặc dù pháp luật đã quy định trách nhiệm thẩm định trước khi phê duyệt dự toán, song trên thực tế vẫn xảy ra tình trạng việc thẩm định mang tính hình thức hoặc chưa đánh giá đầy đủ các yếu tố cấu thành chi phí của gói thầu.

Như vậy, có thể thấy rằng mặc dù khung pháp lý về xác định và quản lý dự toán gói thầu đã tương đối đầy đủ, song thực tiễn áp dụng vẫn còn tồn tại nhiều bất cập liên quan đến chất lượng lập dự toán, cơ chế thẩm định và việc cập nhật thông tin chi phí.

II. Tìm hiểu về dự toán gói thầu

Sau khi xem xét thực trạng lập và quản lý dự toán gói thầu trong thời gian qua, có thể nhận thấy rằng nhiều vướng mắc phát sinh chủ yếu xuất phát từ việc nhận thức chưa đầy đủ về bản chất pháp lý, phương pháp xác định cũng như vai trò của dự toán gói thầu trong quy trình đấu thầu.

1. Dự toán gói thầu là gì và vai trò của dự toán gói thầu trong quá trình lập kế hoạch dự án

Pháp luật đấu thầu Việt Nam tuy không đưa ra một định nghĩa riêng biệt mang tính khái niệm học thuật về “dự toán gói thầu”, nhưng đã quy định rõ mối quan hệ giữa dự toán và giá gói thầu. Theo theo khoản 2 Điều 39 Luật Đấu thầu năm 2023, Giá gói thầu bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. Quy định này cho thấy dự toán gói thầu chính là cơ sở trực tiếp để xác định giá gói thầu, từ đó làm căn cứ tổ chức lựa chọn nhà thầu và đánh giá tính hợp lý của giá dự thầu.

Từ góc độ khoa học pháp lý, có thể hiểu rằng: dự toán gói thầu là việc xác định trước toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện một gói thầu trên cơ sở khối lượng công việc, yêu cầu kỹ thuật và các định mức kinh tế – kỹ thuật, nhằm làm căn cứ xác định giá gói thầu và kiểm soát chi phí trong quá trình đấu thầu và thực hiện dự án.

Trong quy trình chuẩn bị và triển khai dự án, dự toán gói thầu giữ vai trò đặc biệt quan trọng cả về phương diện quản lý chi phí lẫn bảo đảm tính minh bạch của hoạt động đấu thầu.

  • Dự toán gói thầu là cơ sở để xác định giá gói thầu và xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu. 
    • Giá gói thầu được sử dụng làm căn cứ để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, xác định phương thức và hình thức đấu thầu, đồng thời là tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá tính hợp lý của giá dự thầu. 
  • Dự toán gói thầu giúp kiểm soát chi phí và bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của dự án. 
    • Thông qua việc xác định trước chi phí cần thiết cho từng gói thầu, chủ đầu tư có thể chủ động cân đối nguồn vốn, phân bổ chi phí hợp lý giữa các hạng mục và hạn chế nguy cơ vượt tổng mức đầu tư. 
  • Dự toán gói thầu góp phần bảo đảm tính minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu. 
    • Khi giá gói thầu được xác định dựa trên dự toán hợp lý và được phê duyệt theo đúng trình tự pháp luật, việc so sánh, đánh giá giá dự thầu của các nhà thầu sẽ trở nên khách quan hơn, qua đó hạn chế các hành vi gian lận, thông thầu hoặc thao túng kết quả đấu thầu.

Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, dự toán gói thầu không chỉ là một bước kỹ thuật trong quá trình chuẩn bị đấu thầu mà còn là công cụ quản lý chi phí và bảo đảm hiệu quả đầu tư của toàn bộ dự án. 

2. Các thành phần chính cấu thành dự toán gói thầu gồm những khoản mục nào?

Theo khoản 2 Điều 39 Luật Đấu thầu năm 2023 (Được hướng dẫn bởi Điều 18 Nghị định 214/2025/NĐ-CP), giá gói thầu bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. 

Trên cơ sở các quy định này, dự toán gói thầu thường được cấu thành từ các nhóm chi phí cơ bản sau đây:

  • Chi phí trực tiếp để thực hiện khối lượng công việc của gói thầu.
    • Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong dự toán, bao gồm các chi phí gắn trực tiếp với quá trình thực hiện công việc. 
    • Đối với gói thầu xây lắp, chi phí trực tiếp thường bao gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy móc, thiết bị thi công. 
  • Chi phí chung và chi phí quản lý liên quan đến việc thực hiện gói thầu. 
    • Đây là các khoản chi phí phục vụ hoạt động quản lý, tổ chức và điều hành việc thực hiện gói thầu, bao gồm chi phí quản lý của nhà thầu, chi phí phục vụ thi công hoặc thực hiện dịch vụ, chi phí bảo đảm điều kiện làm việc, chi phí an toàn lao động và các khoản chi phí gián tiếp khác theo quy định của pháp luật.
  • Chi phí dự phòng. 
    • Chi phí dự phòng được đưa vào dự toán nhằm bù đắp các yếu tố rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện gói thầu, chẳng hạn như biến động giá vật liệu, thay đổi khối lượng công việc hoặc các yếu tố khách quan khác. 
  • Các khoản thuế, phí và nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. 
    • Trong quá trình lập dự toán gói thầu, các khoản thuế, phí và lệ phí có liên quan như thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc các khoản nghĩa vụ tài chính khác phải được tính toán đầy đủ theo quy định của pháp luật về thuế và tài chính. 

Như vậy, dự toán gói thầu được hình thành từ nhiều khoản mục chi phí khác nhau, phản ánh toàn diện các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu. 

3. Ảnh hưởng của dự toán gói thầu lên quyết định lựa chọn hình thức đấu thầu và phương thức lựa chọn nhà thầu như thế nào?

Mức giá dự toán của gói thầu giúp chủ đầu tư hoặc bên mời thầu xác định phạm vi áp dụng các thủ tục đấu thầu theo quy định của pháp luật, đồng thời định hướng cách thức tổ chức quá trình lựa chọn nhà thầu nhằm bảo đảm tính cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

Trước hết, dự toán gói thầu là căn cứ quan trọng để xác định hình thức lựa chọn nhà thầu. Theo quy định tại Điều 20 Luật Đấu thầu năm 2023, hình thức lựa chọn nhà thầu có thể bao gồm đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu hoặc các hình thức khác theo quy định pháp luật. 

  • Trong đó, giá trị của gói thầu được xác định trên cơ sở dự toán,  thường là một trong những tiêu chí quan trọng để xác định điều kiện áp dụng từng hình thức lựa chọn nhà thầu. 
  • Chẳng hạn, đối với những gói thầu có giá trị nhỏ và thuộc phạm vi được pháp luật cho phép, chủ đầu tư có thể áp dụng chào hàng cạnh tranh hoặc chỉ định thầu nhằm rút ngắn thời gian và chi phí tổ chức đấu thầu. 
  • Ngược lại, đối với các gói thầu có giá trị lớn hoặc có ý nghĩa quan trọng đối với dự án, pháp luật thường yêu cầu áp dụng đấu thầu rộng rãi nhằm bảo đảm mức độ cạnh tranh cao và lựa chọn được nhà thầu có năng lực tốt nhất.

Bên cạnh đó, dự toán gói thầu cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương thức đấu thầu. Theo Điều 42 Luật Đấu thầu năm 2023, các phương thức lựa chọn nhà thầu bao gồm phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ và hai giai đoạn. 

  • Việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất kỹ thuật của gói thầu, mức độ phức tạp của yêu cầu chuyên môn cũng như quy mô và giá trị của gói thầu. 
  • Trong trường hợp gói thầu có giá trị lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật phức tạp, chủ đầu tư thường áp dụng phương thức hai túi hồ sơ hoặc hai giai đoạn để tách biệt việc đánh giá đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính, qua đó bảo đảm lựa chọn được nhà thầu đáp ứng tốt cả hai tiêu chí. 
  • Ngược lại, đối với các gói thầu có quy mô nhỏ và yêu cầu kỹ thuật đơn giản, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ thường được áp dụng nhằm đơn giản hóa thủ tục và giảm chi phí tổ chức đấu thầu.

Ngoài ra, dự toán gói thầu còn ảnh hưởng đến quyết định phân chia dự án thành các gói thầu khác nhau trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Việc xác định giá trị dự toán của từng gói thầu giúp chủ đầu tư cân nhắc việc chia tách hoặc gộp các hạng mục công việc sao cho phù hợp với khả năng tham gia của các nhà thầu trên thị trường, đồng thời bảo đảm hiệu quả kinh tế và tính cạnh tranh của quá trình đấu thầu. 

Từ những phân tích trên có thể thấy rằng dự toán gói thầu có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quyết định quan trọng trong quá trình chuẩn bị đấu thầu, đặc biệt là việc lựa chọn hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu. 

4. Khi nào cần cập nhật hoặc điều chỉnh dự toán gói thầu trong quá trình triển khai dự án?

Trước hết, dự toán gói thầu cần được cập nhật khi có sự thay đổi về phạm vi công việc hoặc yêu cầu kỹ thuật của gói thầu. 

  • Trong quá trình chuẩn bị đấu thầu hoặc triển khai dự án, chủ đầu tư có thể điều chỉnh thiết kế, bổ sung khối lượng công việc hoặc thay đổi các yêu cầu kỹ thuật nhằm đáp ứng tốt hơn mục tiêu của dự án. Khi đó, các yếu tố chi phí ban đầu có thể không còn phù hợp, do đó cần phải xác định lại dự toán để bảo đảm tính chính xác của giá gói thầu. 

Thứ hai, dự toán gói thầu cần được điều chỉnh khi có biến động đáng kể về giá cả thị trường hoặc các yếu tố chi phí đầu vào. 

  • Trong thực tiễn, giá vật liệu xây dựng, chi phí nhân công, chi phí vận chuyển và các yếu tố đầu vào khác có thể thay đổi đáng kể theo thời gian. 
  • Nếu dự toán gói thầu được lập từ thời điểm khá lâu trước khi tổ chức đấu thầu, việc cập nhật lại các yếu tố chi phí là cần thiết nhằm bảo đảm giá gói thầu phản ánh đúng điều kiện thị trường tại thời điểm tổ chức lựa chọn nhà thầu. 

Thứ ba, việc điều chỉnh dự toán gói thầu cũng cần được thực hiện khi có thay đổi về cơ chế, chính sách hoặc quy định pháp luật liên quan đến quản lý chi phí. 

Thứ tư, dự toán gói thầu có thể cần được điều chỉnh khi kết quả thẩm định hoặc kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền phát hiện sai sót trong quá trình lập dự toán ban đầu. 

Tóm lại, việc cập nhật hoặc điều chỉnh dự toán gói thầu là một yêu cầu khách quan trong quá trình quản lý dự án. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này phải dựa trên các căn cứ kinh tế, kỹ thuật rõ ràng và tuân thủ đúng quy trình pháp lý.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến dự toán gói thầu

Sau khi làm rõ khái niệm, thành phần và vai trò của dự toán gói thầu trong quá trình chuẩn bị và triển khai dự án, có thể thấy rằng việc lập và quản lý dự toán gói thầu không chỉ là một hoạt động mang tính kỹ thuật về tài chính, chi phí mà còn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của hệ thống pháp luật. 

1. Pháp luật hiện hành quy định những nguyên tắc nào về lập và thẩm định dự toán gói thầu?

Việc lập và thẩm định dự toán gói thầu là một bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị đấu thầu, nhằm bảo đảm việc xác định chi phí thực hiện gói thầu được thực hiện một cách chính xác, hợp lý và phù hợp với quy định của pháp luật. 

  • Dự toán gói thầu phải được lập trên cơ sở các căn cứ pháp lý và kỹ thuật hợp lệ.
    • Theo khoản 2 Điều 39 Luật Đấu thầu năm 2023, giá gói thầu bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế.  
    • Điều này thể hiện nguyên tắc cơ bản rằng việc lập dự toán gói thầu phải dựa trên các tài liệu và quyết định đầu tư hợp pháp, đồng thời bảo đảm phù hợp với phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật và điều kiện thực hiện của gói thầu. 
    • Đối với các gói thầu xây lắp, việc lập dự toán còn phải tuân thủ các quy định của Luật Xây dựng năm 2025 và các văn bản hướng dẫn về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
  • Dự toán gói thầu phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với điều kiện thị trường.
    • Theo quy định tại khoản 3 Điều 76 Luật Xây dựng 2025, dự toán gói thầu xây dựng được xác định trên cơ sở một hoặc một số căn cứ gồm sơ bộ tổng mức đầu tư xây dựng, tổng mức đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng công trình, thiết kế xây dựng triển khai sau khi dự án được phê duyệt, đề cương, nhiệm vụ của công việc. 
  • Dự toán gói thầu phải được thẩm định trước khi phê duyệt.
    • Việc thẩm định dự toán nhằm kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các khoản mục chi phí trong dự toán. 
  • Việc lập và thẩm định dự toán gói thầu phải bảo đảm tính độc lập, khách quan và minh bạch.
    • Pháp luật đấu thầu yêu cầu các chủ thể tham gia quá trình lập, thẩm định và phê duyệt dự toán phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình và tránh các xung đột lợi ích có thể làm sai lệch kết quả xác định chi phí. 

Như vậy,  pháp luật Việt Nam đã thiết lập một hệ thống nguyên tắc tương đối chặt chẽ đối với việc lập và thẩm định dự toán gói thầu. Các nguyên tắc này nhằm bảo đảm rằng dự toán gói thầu được xác định trên cơ sở khoa học, phù hợp với thực tế và đáp ứng yêu cầu minh bạch trong hoạt động đấu thầu, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và sử dụng vốn đầu tư của dự án.

2. Theo quy định, ai có thẩm quyền phê duyệt dự toán gói thầu và trình tự phê duyệt như thế nào?

Thẩm quyền và trình tự phê duyệt dự toán gói thầu được quy định chủ yếu trong pháp luật về đấu thầu và pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, nhằm bảo đảm việc xác định giá gói thầu được thực hiện minh bạch và đúng thẩm quyền.

Thẩm quyền phê duyệt dự toán gói thầu

Theo quy định tại Điều 40 Luật Đấu thầu 2023 (được sửa đổi bởi điểm b khoản 22 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025), cụ thể như sau:

  • Chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đã phê duyệt kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu;
  • Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự án không áp dụng kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu hoặc ủy quyền cho chủ đầu tư, cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý phê duyệt, trừ trường hợp quy định tại điểm c khoản 2 Điều 40 Luật Đấu thầu 2023;
  • Chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của gói thầu đấu thầu trước theo quy định tại Điều 42 của Luật này hoặc gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án.

Trình tự phê duyệt dự toán gói thầu

Bước 1: Lập dự toán gói thầu.

Chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn được thuê thực hiện việc lập dự toán gói thầu trên cơ sở thiết kế, khối lượng công việc, định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá hiện hành. Việc lập dự toán phải bảo đảm phù hợp với phạm vi công việc của gói thầu và các quy định pháp luật về quản lý chi phí.

Bước 2: Thẩm định dự toán gói thầu.

Sau khi dự toán được lập, chủ đầu tư tổ chức việc thẩm định nhằm kiểm tra tính chính xác của khối lượng, đơn giá và các khoản chi phí trong dự toán. Đối với các dự án xây dựng, việc thẩm định có thể do bộ phận chuyên môn của chủ đầu tư hoặc tổ chức tư vấn thẩm tra thực hiện theo quy định của pháp luật về xây dựng.

Bước 3: Phê duyệt dự toán gói thầu.

Trên cơ sở kết quả thẩm định, chủ đầu tư hoặc người có thẩm quyền tiến hành phê duyệt dự toán gói thầu. Việc phê duyệt phải được thể hiện bằng quyết định hoặc văn bản phê duyệt chính thức, trong đó xác định rõ giá trị dự toán được chấp thuận làm căn cứ xác định giá gói thầu.

Bước 4: Sử dụng dự toán làm căn cứ xác định giá gói thầu và lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Sau khi được phê duyệt, dự toán gói thầu trở thành căn cứ để xác định giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầutheo quy định của pháp luật đấu thầu. Giá gói thầu này sẽ được sử dụng trong hồ sơ mời thầu và làm cơ sở để đánh giá tính hợp lý của giá dự thầu do các nhà thầu đề xuất.

Có thể thấy, pháp luật Việt Nam đã thiết lập cơ chế khá chặt chẽ về thẩm quyền và trình tự phê duyệt dự toán gói thầu nhằm bảo đảm rằng việc xác định chi phí của gói thầu được thực hiện một cách minh bạch, hợp pháp và phù hợp với yêu cầu quản lý vốn đầu tư.

3. Trình tự, thủ tục điều chỉnh dự toán gói thầu theo quy định khi phát sinh thay đổi về khối lượng hoặc giá cả là gì?

Khi phát sinh các yếu tố làm thay đổi chi phí của gói thầu, việc điều chỉnh dự toán thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu và căn cứ điều chỉnh dự toán.

Chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý dự án tiến hành rà soát các yếu tố phát sinh như thay đổi khối lượng công việc, biến động giá vật liệu hoặc điều chỉnh thiết kế. Trên cơ sở đó, chủ đầu tư xác định phạm vi và mức độ cần thiết của việc điều chỉnh dự toán.

Bước 2: Lập lại hoặc cập nhật dự toán gói thầu.

Chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn được thuê tiến hành tính toán lại các khoản chi phí của gói thầu trên cơ sở khối lượng công việc mới, đơn giá cập nhật và các định mức kinh tế – kỹ thuật hiện hành. Việc lập lại dự toán phải bảo đảm tuân thủ các quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan.

Bước 3: Thẩm định dự toán điều chỉnh.

Sau khi dự toán được cập nhật, chủ đầu tư tổ chức thẩm định nhằm kiểm tra tính chính xác và hợp lý của các khoản chi phí điều chỉnh. Quá trình thẩm định có thể do bộ phận chuyên môn của chủ đầu tư hoặc tổ chức tư vấn thẩm tra thực hiện theo quy định của pháp luật về xây dựng.

Bước 4: Phê duyệt dự toán gói thầu điều chỉnh.

Trên cơ sở kết quả thẩm định, chủ đầu tư hoặc người có thẩm quyền quyết định đầu tư ban hành quyết định phê duyệt dự toán gói thầu điều chỉnh. Việc phê duyệt này phải được thực hiện trước khi áp dụng dự toán mới để xác định lại giá gói thầu hoặc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Bước 5: Cập nhật các tài liệu liên quan trong hồ sơ đấu thầu hoặc kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Sau khi dự toán điều chỉnh được phê duyệt, chủ đầu tư có trách nhiệm cập nhật lại giá gói thầu và các nội dung liên quan trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng (nếu việc điều chỉnh xảy ra trong quá trình thực hiện gói thầu).

Như vậy, pháp luật Việt Nam cho phép điều chỉnh dự toán gói thầu trong những trường hợp phát sinh thay đổi về khối lượng hoặc giá cả, nhưng việc điều chỉnh phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ từ khâu lập, thẩm định đến phê duyệt nhằm bảo đảm tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý chi phí của dự án.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến dự toán gói thầu

Trong hoạt động đấu thầu, dự toán gói thầu không chỉ là căn cứ quan trọng để xác định giá gói thầu và lựa chọn nhà thầu mà còn là cơ sở để kiểm soát chi phí, bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn nhà nước hoặc vốn của chủ đầu tư. Tuy nhiên, trên thực tế triển khai, nhiều chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu thường gặp các vướng mắc liên quan đến việc lập, thẩm định, phê duyệt…. 

1. Không lưu giữ chứng từ, cơ sở tính toán dự toán gói thầu khi bị kiểm toán sẽ dẫn đến hệ quả pháp lý nào?

Việc lập và quản lý dự toán gói thầu phải gắn liền với nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu làm căn cứ xác định chi phí. Trong trường hợp chủ đầu tư hoặc bên mời thầu không lưu giữ chứng từ, tài liệu chứng minh cơ sở hình thành dự toán gói thầu, khi bị cơ quan kiểm toán hoặc thanh tra kiểm tra, hành vi này có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý đáng kể.

  • Nguy cơ bị kết luận sai phạm về quản lý chi phí và phải điều chỉnh hoặc xuất toán chi phí.
    • Theo quy định của pháp luật về đấu thầu và quản lý chi phí, dự toán gói thầu phải được lập trên cơ sở các định mức, đơn giá, báo giá thị trường hoặc các căn cứ hợp pháp khác. Việc không lưu giữ chứng từ chứng minh cơ sở tính toán khiến cơ quan kiểm toán không có căn cứ để xác định tính hợp lý của dự toán.
  • Có thể bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực đấu thầu hoặc quản lý chi phí đầu tư.
    • Hành vi không lưu trữ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu hoặc xác định giá gói thầu có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ quản lý hồ sơ đấu thầu. 
    • Theo Điều 9 Luật Đấu thầu năm 2023, hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán. 
  • Làm phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc trách nhiệm kỷ luật đối với cá nhân có liên quan.
    • Nếu việc không lưu giữ chứng từ dẫn đến hậu quả như xác định sai dự toán gói thầu, gây thất thoát hoặc thiệt hại cho ngân sách nhà nước, cá nhân có trách nhiệm (chủ đầu tư, người lập hoặc phê duyệt dự toán) có thể bị xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật về quản lý tài chính công và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức. 
  • Làm giảm giá trị chứng minh của dự toán gói thầu khi xảy ra tranh chấp.
    • Trong trường hợp phát sinh khiếu nại, tố cáo hoặc tranh chấp liên quan đến giá gói thầu, hồ sơ và chứng từ là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của quyết định phê duyệt dự toán. 

Tóm lại, việc bảo đảm tính đầy đủ và truy xuất được của hồ sơ không chỉ phục vụ yêu cầu kiểm toán mà còn là cơ sở bảo vệ tính hợp pháp của quyết định quản lý chi phí trong hoạt động đấu thầu.

2. Khi phát hiện vi phạm liên quan đến dự toán gói thầu, khách hàng cần thu thập và bảo quản những chứng cứ nào để khởi kiện hoặc khiếu nại hiệu quả?

Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm liên quan đến việc lập, thẩm định hoặc phê duyệt dự toán gói thầu, việc thu thập và bảo quản chứng cứ có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả của quá trình khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện. Khách hàng cần chủ động thu thập các nhóm tài liệu sau đây để bảo đảm tính thuyết phục và giá trị pháp lý của yêu cầu.

  • Hồ sơ pháp lý của gói thầu và dự toán gói thầu.
    • Các tài liệu cần thu thập bao gồm: quyết định phê duyệt dự án hoặc kế hoạch lựa chọn nhà thầu; quyết định phê duyệt dự toán gói thầu; hồ sơ thiết kế, dự toán chi tiết; báo cáo thẩm định dự toán; các bảng tính khối lượng, đơn giá và cơ sở xác định chi phí. 
  • Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
    • Chứng cứ cần lưu giữ gồm: hồ sơ mời thầu, biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và các văn bản trao đổi giữa các bên trong quá trình đấu thầu.
  • Tài liệu chứng minh dấu hiệu vi phạm trong việc lập hoặc điều chỉnh dự toán.
    • Đây là nhóm chứng cứ quan trọng nhằm chứng minh nội dung vi phạm cụ thể, chẳng hạn: tài liệu về đơn giá thị trường, báo giá của các nhà cung cấp, định mức kinh tế, kỹ thuật, quy định về quản lý chi phí hoặc các dự toán tương tự để đối chiếu. 
  • Chứng cứ về thiệt hại và mối quan hệ nhân quả.
    • Nếu khách hàng yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc yêu cầu hủy kết quả đấu thầu, cần thu thập các tài liệu chứng minh hậu quả phát sinh từ hành vi vi phạm, chẳng hạn: chi phí chuẩn bị hồ sơ dự thầu, chi phí tham gia đấu thầu, thiệt hại do bị loại khỏi quá trình lựa chọn nhà thầu hoặc thiệt hại do hợp đồng được ký kết trên cơ sở dự toán sai lệch.

Từ góc độ thực tiễn, để nâng cao hiệu quả khiếu nại hoặc khởi kiện, khách hàng nên thực hiện các nguyên tắc quản lý chứng cứ nêu trên. Việc chuẩn bị chứng cứ đầy đủ không chỉ giúp tăng khả năng được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận yêu cầu mà còn góp phần rút ngắn thời gian giải quyết tranh chấp trong lĩnh vực đấu thầu.

3. Lập dự toán gói thầu dựa trên hồ sơ giả, hợp đồng mẫu giả để hợp thức hóa chi phí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay hành chính như thế nào

Việc lập dự toán gói thầu dựa trên hồ sơ giả, báo giá giả hoặc hợp đồng mẫu giả nhằm hợp thức hóa chi phí là hành vi vi phạm nghiêm trọng các nguyên tắc minh bạch, trung thực trong quản lý chi phí và hoạt động đấu thầu. 

Tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi, cá nhân hoặc tổ chức liên quan có thể bị xử lý vi phạm hành chính, kỷ luật, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

  • Trách nhiệm hành chính trong lĩnh vực đấu thầu và quản lý chi phí.
    • Nếu hành vi lập dự toán trên cơ sở hồ sơ giả được phát hiện nhưng chưa gây hậu quả nghiêm trọng hoặc chưa đủ yếu tố cấu thành tội phạm, chủ thể vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Các hành vi như cung cấp thông tin không trung thực, làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập và phê duyệt dự toán gói thầu hoặc trong quá trình lựa chọn nhà thầu có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư theo quy định tại Điều 37 Nghị định 122/2021/NĐ-CP. 
    • Trách nhiệm bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng theo quy định tại Điều 584 Bộ luật Dân sự năm 2015.
  • Khả năng bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
    • Khi hành vi lập dự toán dựa trên hồ sơ giả được thực hiện nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản, gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước hoặc làm sai lệch kết quả đấu thầu với giá trị thiệt hại đáng kể, người thực hiện có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) như sau:
      • Điều 222 về Tội vi phạm quy định về đấu thầu gây hậu quả nghiêm trọng theo Điều 222: áp dụng khi có hành vi gian lận, làm sai lệch hồ sơ đấu thầu hoặc hồ sơ liên quan nhằm làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu, gây thiệt hại cho Nhà nước hoặc tổ chức, cá nhân khác.
      • Điều 359 Tội giả mạo trong công tác: áp dụng đối với người có chức vụ, quyền hạn đã lập, ký hoặc sử dụng tài liệu giả trong hoạt động công vụ.

Như vậy việc lập dự toán gói thầu cần bảo đảm nguyên tắc trung thực, có căn cứ và có thể kiểm chứng, dựa trên hồ sơ kỹ thuật, định mức, báo giá thị trường và tài liệu hợp pháp. Mọi hành vi sử dụng hồ sơ giả hoặc tài liệu không có thật để hợp thức hóa chi phí đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn, không chỉ đối với cá nhân thực hiện mà còn đối với toàn bộ quá trình triển khai dự án.

4. Trường hợp sử dụng đơn vị tư vấn không đủ năng lực để lập dự toán gói thầu dẫn đến thất thoát ngân sách sẽ bị xử lý thế nào?

Nếu hành vi này dẫn đến việc xác định sai chi phí, gây thất thoát ngân sách nhà nước hoặc thiệt hại cho chủ đầu tư, các chủ thể liên quan có thể phải chịu trách nhiệm hành chính, trách nhiệm dân sự, trách nhiệm kỷ luật và trong một số trường hợp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

  • Trách nhiệm của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu trong việc lựa chọn đơn vị tư vấn.
    • Theo quy định tại Điều 5 Luật Đấu thầu năm 2023, việc lựa chọn nhà thầu tư vấn phải bảo đảm nguyên tắc cạnh tranh, minh bạch và lựa chọn đơn vị có đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện công việc. 
    • Nếu chủ đầu tư hoặc bên mời thầu lựa chọn đơn vị tư vấn không đáp ứng điều kiện năng lực theo quy định, dẫn đến việc lập dự toán sai hoặc gây thiệt hại tài chính, họ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời bị yêu cầu khắc phục hậu quả như điều chỉnh dự toán, thu hồi khoản chi sai hoặc tổ chức lập lại dự toán. 
  • Trách nhiệm của đơn vị tư vấn lập dự toán.
    • Đơn vị tư vấn có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ tư vấn phù hợp với tiêu chuẩn chuyên môn và phạm vi công việc theo hợp đồng. Nếu đơn vị tư vấn không đáp ứng điều kiện năng lực hoặc thực hiện dịch vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến dự toán sai lệch hoặc gây thiệt hại, họ có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng theo quy định tại Điều 584 Bộ luật Dân sự năm 2015 và các điều khoản trách nhiệm trong hợp đồng tư vấn. 
    • Ngoài ra, đơn vị tư vấn còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, bị đưa vào danh sách hạn chế hoặc cấm tham gia hoạt động đấu thầu trong một thời gian nhất định nếu vi phạm nghiêm trọng các quy định về năng lực và hành nghề.
  • Trách nhiệm liên đới khi gây thất thoát ngân sách nhà nước.
    • Trong trường hợp việc sử dụng đơn vị tư vấn không đủ năng lực dẫn đến xác định sai dự toán gói thầu, làm tăng chi phí dự án hoặc gây thất thoát ngân sách, cơ quan thanh tra, kiểm toán có thể yêu cầu thu hồi hoặc giảm trừ khoản chi sai, đồng thời xác định trách nhiệm liên đới giữa chủ đầu tư, đơn vị tư vấn và các cá nhân liên quan trong quá trình thẩm định, phê duyệt dự toán. 
  • Khả năng phát sinh trách nhiệm hình sự.
    • Nếu việc sử dụng đơn vị tư vấn không đủ năng lực là kết quả của hành vi cố ý, chẳng hạn như thông đồng để lập dự toán sai nhằm hợp thức hóa chi phí hoặc gây thiệt hại lớn cho ngân sách nhà nước, cá nhân liên quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017). 
    • Trong thực tiễn, các tội danh có thể được xem xét bao gồm tội vi phạm quy định về đấu thầu gây hậu quả nghiêm trọng tại Điều 222 hoặc tội lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong khi thi hành công vụ theo Điều 356, tùy thuộc vào vai trò và mức độ lỗi của từng chủ thể.

Do đó, để hạn chế nguy cơ thất thoát ngân sách xảy ra trên thực tế, chủ đầu tư cần thực hiện kiểm tra chặt chẽ điều kiện năng lực của đơn vị tư vấn, bao gồm chứng chỉ hành nghề, kinh nghiệm thực hiện dự án tương tự và năng lực nhân sự chuyên môn

5. Dự toán gói thầu cần tính đến các yếu tố rủi ro và dự phòng như thế nào?

Trong quản lý chi phí và lập dự toán gói thầu, việc tính đến các yếu tố rủi ro và chi phí dự phòng là yêu cầu cần thiết nhằm bảo đảm tính khả thi của gói thầu, hạn chế phát sinh chi phí ngoài kế hoạch và duy trì ổn định tài chính của dự án. 

  • Xác định và đánh giá các yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến chi phí gói thầu.
    • Các rủi ro phổ biến bao gồm: biến động giá nguyên vật liệu, thay đổi chính sách thuế hoặc phí, biến động tỷ giá, thay đổi khối lượng công việc do điều kiện kỹ thuật hoặc địa chất, cũng như các yếu tố khách quan như thiên tai hoặc biến động thị trường. 
  • Bố trí chi phí dự phòng trong dự toán gói thầu.
    • Theo quy định của pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, dự toán gói thầu có thể bao gồm khoản chi phí dự phòng nhằm xử lý các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. 
    • Khoản chi phí này thường được tính toán dựa trên hai thành phần cơ bản: Dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh, áp dụng khi có khả năng thay đổi hoặc bổ sung khối lượng trong quá trình thực hiện gói thầu; Dự phòng cho yếu tố trượt giá, nhằm bù đắp sự biến động của giá vật liệu, nhân công hoặc thiết bị trong thời gian thực hiện hợp đồng.
  • Bảo đảm tính minh bạch và có căn cứ của khoản dự phòng.
    • Chi phí dự phòng không phải là khoản chi được đưa vào dự toán một cách tùy tiện mà phải được xác định dựa trên các phương pháp tính toán rõ ràng và có tài liệu chứng minh. 
    • Các bảng tính, phương pháp dự báo và cơ sở dữ liệu sử dụng để xác định chi phí dự phòng cần được lưu trữ trong hồ sơ dự toán để phục vụ công tác thẩm định, kiểm toán hoặc thanh tra sau này. 
  • Kiểm soát và sử dụng chi phí dự phòng trong quá trình thực hiện gói thầu.
    • Khoản dự phòng chỉ được sử dụng khi phát sinh các yếu tố rủi ro hoặc biến động chi phí đã được dự liệu. 
    • Việc sử dụng khoản chi này phải tuân thủ quy trình phê duyệt điều chỉnh dự toán hoặc điều chỉnh hợp đồng theo quy định pháp luật.
    • Nếu rủi ro không xảy ra hoặc mức biến động thấp hơn dự kiến, phần chi phí dự phòng chưa sử dụng phải được quản lý và xử lý theo quy định về quản lý vốn đầu tư.

Việc tính toán chi phí dự phòng hợp lý trong dự toán gói thầu không chỉ giúp dự án duy trì tính ổn định về ngân sách mà còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc điều chỉnh chi phí khi phát sinh biến động trong quá trình thực hiện gói thầu.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến dự toán gói thầu?

Nếu Quý khách có nhu cầu tư vấn các vấn đề có liên quan đến vấn đề nêu trên…. Hãy liên hệ ngay đến Công ty Luật TNHH Ngọc Phú để được tư vấn tận tình và nhanh chóng. Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.