Thương thảo hợp đồng có được thay đổi nội dung gói thầu không? Quy định mới nhất cần biết

Sau khi có kết quả trúng thầu, thương thảo hợp đồng là bước quan trọng nhằm thống nhất các điều khoản cuối cùng trước khi ký kết và triển khai gói thầu. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về phạm vi thương thảo, các nội dung được phép điều chỉnh hay nghĩa vụ pháp lý cần tuân thủ. Việc nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến thương thảo hợp đồng trong đấu thầu không chỉ giúp nhà thầu hạn chế rủi ro mà còn bảo đảm quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng diễn ra minh bạch, đúng quy định.

I. Nhu cầu xin thương thảo hợp đồng trong giai đoạn hiện nay

Trong bối cảnh hoạt động đấu thầu và hợp tác kinh doanh ngày càng phát triển, thương thảo hợp đồng trở thành một bước quan trọng nhằm bảo đảm các bên thống nhất rõ ràng về quyền, nghĩa vụ và phương án thực hiện dự án. Đặc biệt sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu xin thương thảo hợp đồng để làm rõ các điều khoản về tiến độ, phạm vi công việc, trách nhiệm pháp lý hoặc các điều kiện thực hiện hợp đồng. Việc thực hiện thương thảo không chỉ giúp hạn chế rủi ro tranh chấp trong quá trình triển khai dự án mà còn bảo đảm hợp đồng được ký kết phù hợp với quy định pháp luật và thực tế triển khai gói thầu.

II. Tìm hiểu về thương thảo hợp đồng

Để hiểu rõ vai trò và ý nghĩa của thương thảo hợp đồng trong hoạt động đấu thầu, cần làm rõ khái niệm, mục đích cũng như các trường hợp phải thực hiện bước này trước khi ký kết hợp đồng chính thức giữa các bên.

1. Thương thảo hợp đồng là gì? Tại sao lại quan trọng?

Thương thảo hợp đồng là bước trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nơi bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu cùng trao đổi để làm rõ, hoàn thiện các nội dung trước khi ký kết hợp đồng chính thức. Theo điểm d khoản 1 Điều 43 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), thương thảo hợp đồng là một trong các công việc nằm trong quy trình lựa chọn nhà thầu, được thực hiện sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu và trước khi ký kết hợp đồng.

Bước này có ý nghĩa quan trọng vì giúp các bên thống nhất chi tiết về phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, điều kiện thanh toán, nhân sự và các nội dung kỹ thuật liên quan đến gói thầu. Đồng thời, đây cũng là cơ chế để làm rõ những nội dung chưa cụ thể trong hồ sơ dự thầu nhằm bảo đảm hợp đồng sau khi ký kết có tính khả thi và hạn chế rủi ro tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Pháp luật cũng thể hiện rõ tầm quan trọng của bước này. Theo điểm d khoản 9 Điều 14 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), nếu nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối thương thảo hợp đồng trong thời hạn 05 ngày làm việc đối với đấu thầu trong nước hoặc 10 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ khi nhận được thông báo mời thương thảo, hoặc đã thương thảo nhưng từ chối hoàn thiện và ký biên bản thương thảo (trừ trường hợp bất khả kháng), thì có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Điều này cho thấy thương thảo hợp đồng không chỉ là bước kỹ thuật mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng trong quá trình hoàn tất việc lựa chọn nhà thầu.

2. Tại sao đã có kết quả trúng thầu rồi mà vẫn phải thực hiện bước thương thảo hợp đồng?

Dù đã có kết quả trúng thầu, việc thương thảo hợp đồng vẫn cần được thực hiện vì đây là một bước nằm trong quy trình lựa chọn nhà thầu theo Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025). Cụ thể, khoản 1 Điều 43 Luật này quy định thương thảo hợp đồng được tiến hành sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm làm rõ và hoàn thiện các đề xuất của nhà thầu trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

3. Thương thảo hợp đồng là bước bắt buộc cho mọi gói thầu hay chỉ áp dụng cho những dự án lớn, phức tạp?

Không phải mọi gói thầu đều bắt buộc phải thực hiện thương thảo hợp đồng. Việc thương thảo chỉ được tiến hành khi có yêu cầu trong hồ sơ mời thầu hoặc khi bên mời thầu thấy cần thiết để làm rõ các nội dung của hồ sơ dự thầu.

Theo Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), điểm d khoản 9 Điều 14 quy định: nếu nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối thương thảo hợp đồng (nếu có) trong thời hạn 05 ngày làm việc đối với đấu thầu trong nước hoặc 10 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ khi nhận được thông báo mời thương thảo thì có thể bị xử lý theo quy định.

Quy định này cho thấy thương thảo hợp đồng không áp dụng bắt buộc cho mọi gói thầu, nhưng khi đã được bên mời thầu yêu cầu thì nhà thầu có nghĩa vụ tham gia để hoàn thiện các nội dung trước khi ký kết hợp đồng.

4. Ai là người đại diện cho doanh nghiệp tham gia buổi thương thảo hợp đồng?

Theo nguyên tắc chung của Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), chủ thể tham gia thương thảo hợp đồng là nhà thầu trúng thầu. Trên thực tế, doanh nghiệp sẽ cử người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ tham gia buổi thương thảo với bên mời thầu để làm rõ và hoàn thiện các nội dung trước khi ký kết hợp đồng.

Cụ thể, điểm d khoản 9 Điều 14 Luật này cũng quy định nếu nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối thương thảo hợp đồng trong thời hạn theo thông báo mời thương thảo thì có thể bị xử lý theo quy định pháp luật. Điều này cho thấy việc tham gia thương thảo là trách nhiệm trực tiếp của nhà thầu trúng thầu trong quá trình hoàn tất thủ tục ký kết hợp đồng.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến thương thảo hợp đồng

Hoạt động thương thảo hợp đồng trong đấu thầu không chỉ là bước trao đổi kỹ thuật giữa các bên mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành. Việc nắm rõ các căn cứ pháp lý liên quan sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự, bảo đảm tính hợp lệ của quá trình thương thảo cũng như hạn chế rủi ro pháp lý trước khi tiến tới ký kết hợp đồng.

1. Theo Luật Đấu thầu mới nhất, thời gian tối đa để tiến hành thương thảo hợp đồng kể từ khi có thông báo mời thương thảo là bao lâu?

Theo Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), điểm d khoản 9 Điều 14 quy định: kể từ ngày nhận được thông báo mời thương thảo hợp đồng, nhà thầu phải tiến hành thương thảo trong thời hạn 05 ngày làm việc đối với đấu thầu trong nước và 10 ngày đối với đấu thầu quốc tế, trừ trường hợp bất khả kháng.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, Điều 45 quy định việc thương thảo được thực hiện giữa chủ đầu tư và nhà thầu xếp hạng thứ nhất, dựa trên hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm làm rõ, hoàn thiện các nội dung hợp đồng trước khi ký kết chính thức.

Nếu nhà thầu không tham gia thương thảo đúng thời hạn hoặc từ chối hoàn thiện, ký biên bản thương thảo, thì có thể bị loại và xử lý theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

2. Những nội dung nào tuyệt đối không được phép thay đổi trong quá trình thương thảo hợp đồng?

Theo khoản 3 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quá trình thương thảo hợp đồng phải tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch và công bằng trong đấu thầu. Cụ thể, các nội dung không được phép thay đổi gồm:

• Các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu đúng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
• Đơn giá đã được xác định tại bước đánh giá tài chính, trừ trường hợp gói thầu áp dụng phương pháp đánh giá dựa trên kỹ thuật theo quy định.

Quy định này nhằm bảo đảm việc thương thảo chỉ dùng để làm rõ và hoàn thiện các nội dung còn chưa cụ thể, chứ không làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu hoặc ảnh hưởng đến kết quả lựa chọn nhà thầu.

3. Nhà thầu cần chuẩn bị những hồ sơ pháp lý gì khi thương thảo hợp đồng?

Căn cứ Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP về quy trình thương thảo hợp đồng, việc thương thảo hợp đồng được thực hiện dựa trên các tài liệu pháp lý và hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu. Vì vậy, khi tham gia thương thảo, nhà thầu cần chuẩn bị các hồ sơ chính sau:

• Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu.
• Các nội dung liên quan trong hồ sơ mời thầu, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng và các tài liệu sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu.
• Các nội dung đề xuất hoặc sai lệch đã nêu trong hồ sơ dự thầu, các phương án kỹ thuật (nếu có).
• Thông tin về nhân sự chủ chốt dự kiến tham gia thực hiện gói thầu.

Những tài liệu này là căn cứ để các bên làm rõ, thống nhất và hoàn thiện dự thảo hợp đồng, bao gồm phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện và các phụ lục hợp đồng trước khi ký kết chính thức.

4. Cơ sở pháp lý nào điều chỉnh việc điều chỉnh tiến độ thực hiện dự án ngay tại bàn thương thảo hợp đồng?

Cơ sở pháp lý điều chỉnh vấn đề này được quy định tại Thông tư 02/2023/TT-BXD và Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng. Cụ thể, khoản 1 Điều 5 Thông tư 02/2023/TT-BXD dẫn chiếu việc điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng phải tuân theo Điều 39 Nghị định 37/2015/NĐ-CP.

Theo Điều 39 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, tiến độ thực hiện hợp đồng có thể được điều chỉnh khi xảy ra các trường hợp như: sự kiện bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn…), thay đổi phạm vi công việc hoặc thiết kế theo yêu cầu của bên giao thầu, chậm bàn giao mặt bằng, tạm dừng công việc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc các nguyên nhân khác không do lỗi của nhà thầu.

Trong quá trình thương thảo hợp đồng, nếu việc điều chỉnh tiến độ không làm kéo dài tổng thời gian thực hiện hợp đồng, các bên có thể tự thỏa thuận và thống nhất. Trường hợp việc điều chỉnh làm kéo dài tiến độ thực hiện hợp đồng, chủ đầu tư phải báo cáo người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét và quyết định.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến thương thảo hợp đồng

Trong quá trình tham gia đấu thầu và chuẩn bị ký kết hợp đồng, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về quy trình, thủ tục và quyền lợi pháp lý khi thương thảo hợp đồng. Việc làm rõ các câu hỏi thường gặp sẽ giúp nhà thầu hiểu đúng quy định pháp luật, từ đó chủ động hơn trong quá trình làm việc với bên mời thầu.

1. Có bắt buộc phải lập Biên bản thương thảo hợp đồng theo mẫu quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải lập Biên bản thương thảo hợp đồng theo mẫu cố định. Theo Điều 65 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), quy định hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bắt buộc phải có các tài liệu như: văn bản hợp đồng, phụ lục hợp đồng và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Ngoài các tài liệu bắt buộc này, tùy theo quy mô và tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm thêm một số tài liệu như biên bản hoàn thiện hợp đồng hoặc biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có).

Như vậy, biên bản thương thảo không phải là tài liệu bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng trên thực tế thường được lập để ghi nhận nội dung đã thống nhất trong quá trình thương thảo và làm căn cứ hoàn thiện hợp đồng trước khi ký kết.

2. Việc thương thảo hợp đồng qua mạng (online) hiện nay được thực hiện và lưu trữ bằng chứng như thế nào?

Theo Điều 98 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc lựa chọn nhà thầu qua mạng được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trong đó, các hoạt động trao đổi, làm rõ hồ sơ dự thầu và các bước trong quy trình lựa chọn nhà thầu đều được thực hiện thông qua hệ thống này.

Đối với thương thảo hợp đồng (nếu có), việc trao đổi, cập nhật thông tin và các tài liệu liên quan có thể được thực hiện thông qua hệ thống điện tử. Các dữ liệu như thông báo, tài liệu gửi nhận, kết quả lựa chọn nhà thầu và các thông tin liên quan đều được lưu trữ trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, tạo thành dấu vết điện tử để làm căn cứ pháp lý khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.

Ngoài ra, nhà thầu có trách nhiệm thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin trên hệ thống, vì mọi thay đổi liên quan đến hồ sơ mời thầu, thời gian thương thảo hoặc các thông báo khác đều được công bố và lưu trữ tại đây.

3. Nhà thầu có được quyền yêu cầu thay đổi nhân sự chủ chốt (so với hồ sơ dự thầu) trong lúc thương thảo hợp đồng không?

Theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quy định nhà thầu chỉ được bổ sung hoặc thay thế nhân sự chủ chốt trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn khi nhân sự đã đề xuất không đáp ứng yêu cầu hoặc không chứng minh được khả năng huy động để thực hiện gói thầu.

Trong trường hợp này, chủ đầu tư có thể cho phép nhà thầu bổ sung hoặc thay thế nhân sự, nhưng việc thay đổi chỉ được thực hiện một lần đối với từng vị trí nhân sự chủ chốt (hoặc tối đa hai lần khi làm rõ hồ sơ dự thầu đối với một số gói thầu xây lắp trong đấu thầu trong nước). Nhân sự thay thế phải có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn so với nhân sự đã đề xuất.

Nếu nhà thầu không bổ sung hoặc thay thế được nhân sự đáp ứng yêu cầu, hồ sơ dự thầu có thể bị loại và bị đánh giá bất lợi về uy tín trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trường hợp cố ý kê khai nhân sự không trung thực, nhà thầu còn có thể bị xem là hành vi gian lận trong đấu thầu và bị xử lý theo quy định pháp luật.

4. Nếu phát hiện mình bị tính nhầm giá trong hồ sơ dự thầu, thì có được sửa lại giá đó khi thương thảo hợp đồng không?

Thông thường không được sửa lại giá dự thầu khi thương thảo hợp đồng. Theo hướng dẫn tại Chương I Phần 1 Mẫu số 01 ban hành kèm Thông tư 15/2022/TT-BKHĐT, nguyên tắc thương thảo quy định không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi đã sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có).

Điều này có nghĩa là nếu nhà thầu phát hiện nhầm lẫn về giá sau khi đã nộp hồ sơ dự thầu, thì việc điều chỉnh lại giá tại bàn thương thảo không được chấp nhận, vì thương thảo chỉ nhằm làm rõ và hoàn thiện các nội dung chưa chi tiết hoặc chưa thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, chứ không được làm thay đổi bản chất của giá chào thầu.

Do đó, các sai sót về giá thường chỉ được xử lý trong giai đoạn sửa lỗi hoặc hiệu chỉnh sai lệch khi đánh giá hồ sơ dự thầu, trước khi bước vào giai đoạn thương thảo hợp đồng.

5. Doanh nghiệp phải làm gì nếu Bên mời thầu liên tục trì hoãn việc thương thảo hợp đồng?

Nếu bên mời thầu liên tục trì hoãn việc thương thảo hợp đồng, doanh nghiệp (nhà thầu) nên chủ động thực hiện một số bước để bảo vệ quyền lợi của mình:

Thứ nhất, gửi văn bản đề nghị xác nhận hoặc ấn định lại thời gian thương thảo.

Nhà thầu có thể gửi văn bản chính thức yêu cầu bên mời thầu xác định rõ thời gian, địa điểm thương thảo hợp đồng và ghi nhận việc đã sẵn sàng tham gia thương thảo theo thông báo mời thầu.

Thứ hai, lưu giữ đầy đủ các chứng cứ liên quan.

Các tài liệu như thư mời thương thảo, email trao đổi, văn bản phản hồi… cần được lưu giữ để chứng minh rằng việc chậm trễ không phải do phía nhà thầu.

Thứ ba, kiến nghị đến chủ đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền nếu việc trì hoãn kéo dài.

Trong trường hợp việc thương thảo không thể tiến hành hoặc bị kéo dài bất hợp lý, nhà thầu có thể gửi kiến nghị đến chủ đầu tư hoặc cơ quan quản lý đấu thầu để yêu cầu xem xét, xử lý theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 43 về quy trình lựa chọn nhà thầu trong Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi 2025), bước thương thảo hợp đồng là một phần trong quy trình lựa chọn nhà thầu trước khi hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Nếu việc thương thảo không thành công hoặc không thể tiến hành, bên mời thầu phải báo cáo chủ đầu tư để xem xét hướng xử lý tiếp theo như mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo hoặc có quyết định khác theo quy định.

Vì vậy, trong thực tế, khi gặp tình huống bên mời thầu trì hoãn thương thảo, doanh nghiệp nên chủ động yêu cầu làm rõ bằng văn bản và thực hiện quyền kiến nghị theo quy định của pháp luật về đấu thầu để bảo đảm quyền lợi của mình.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến thương thảo hợp đồng?

Nếu doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong quá trình thương thảo hợp đồng, việc tham vấn ý kiến của chuyên gia pháp lý là rất cần thiết để bảo đảm quyền lợi và hạn chế rủi ro. NPLaw với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu, hợp đồng thương mại và tư vấn doanh nghiệp có thể hỗ trợ phân tích hồ sơ mời thầu, rà soát nội dung thương thảo, tư vấn phương án xử lý khi phát sinh tranh chấp hoặc bất đồng giữa các bên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn bị chiến lược thương thảo phù hợp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và hoàn thiện hợp đồng đúng quy định pháp luật.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.