Thương thảo hợp đồng không thành công dẫn đến hậu quả nào và cách xử lý

Thương thảo hợp đồng không thành công là tình huống phát sinh khi các bên không đạt được sự thống nhất về các điều khoản quan trọng, dù đã trải qua quá trình trao đổi và đàm phán. Điều này không chỉ làm gián đoạn việc xác lập quan hệ hợp đồng mà còn có thể kéo theo nhiều hệ quả pháp lý và rủi ro trong quá trình hợp tác, đòi hỏi các bên phải hiểu rõ bản chất và có phương án xử lý phù hợp.

I. Thực trạng thương thảo hợp đồng không thành công trong giai đoạn hiện nay

Trường hợp thương thảo hợp đồng không thành công diễn ra ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt khi môi trường pháp lý và yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt chẽ. Các bên thường gặp khó khăn trong việc thống nhất những điều khoản cốt lõi như giá cả, phạm vi công việc, tiến độ thực hiện hay cơ chế phân bổ rủi ro.

Nhiều bên chưa đánh giá đầy đủ các yếu tố pháp lý, tài chính và khả năng thực hiện, dẫn đến việc phải điều chỉnh hoặc thay đổi quan điểm trong quá trình đàm phán. Sự thiếu minh bạch thông tin hoặc việc đưa ra các điều kiện bất lợi vào giai đoạn cuối cũng làm giảm niềm tin giữa các bên, khiến việc đạt được thỏa thuận trở nên khó khăn hơn.

Không chỉ dừng lại ở yếu tố kỹ thuật, thương thảo hợp đồng không thành công còn phản ánh sự thiếu chuyên nghiệp trong kỹ năng đàm phán và quản trị hợp đồng. Việc thiếu chiến lược thương lượng rõ ràng, không có phương án dự phòng hoặc không kiểm soát tốt quá trình trao đổi thông tin khiến nhiều cuộc thương thảo kéo dài nhưng không đạt kết quả, gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho các bên liên quan.

II. Tìm hiểu về thương thảo hợp đồng không thành công

Cần làm rõ khái niệm, nguyên nhân, trách nhiệm các bên và phân biệt với các trường hợp tương tự trong thực tiễn để hiểu rõ hơn về thương thảo hợp đồng không thành công.

1. Thế nào là thương thảo hợp đồng không thành công?

Sau khi có kết quả trúng thầu nếu trường hợp gói thầu áp dụng thương thảo hợp đồng, nhà thầu xếp hạng thứ nhất được chủ đầu tư mời đến thương thảo hợp đồng theo khoản 1 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Thương thảo hợp đồng không thành công có thể được hiểu rõ dưới góc độ quy định về giao kết hợp đồng của Bộ luật Dân sự 2015.

Theo đó hợp đồng chỉ được xác lập khi các bên đạt được sự thỏa thuận về nội dung cơ bản thông qua cơ chế đề nghị và chấp nhận giao kết theo khoản 1 Điều 393 Bộ luật này. Trên thực tế, quá trình thương thảo chính là giai đoạn các bên trao đổi, điều chỉnh và hoàn thiện đề nghị giao kết. Tuy nhiên, nếu một bên không chấp nhận toàn bộ nội dung đề nghị mà đưa ra sửa đổi, bổ sung làm thay đổi nội dung cơ bản thì theo quy định tại Điều 392 Bộ luật này, đây được xem là một đề nghị mới. Khi các bên liên tục không đạt được sự thống nhất cuối cùng về các điều khoản chủ yếu, quan hệ hợp đồng sẽ không được hình thành.

Như vậy, có thể hiểu rằng thương thảo hợp đồng không thành công là hệ quả của việc các bên không đạt được sự đồng thuận cần thiết để làm phát sinh hiệu lực hợp đồng

2. Tại sao dù đã trúng thầu nhưng vẫn có thể dẫn đến kết cục thương thảo hợp đồng không thành công?

Dù đã trúng thầu, thương thảo hợp đồng không thành công vẫn có thể xảy ra bởi:

• Căn cứ khoản 6 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP trường hợp nhà thầu tham gia thương thảo nhưng không tiến hành thương thảo theo đúng nguyên tắc và nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này hoặc đã tiến hành thương thảo nhưng không ký biên bản thương thảo hợp đồng nhằm mục đích rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư thì nhà thầu bị loại và không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.
• Khoản 7 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP cũng quy định nhà thầu được quyền từ chối thương thảo và được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu trong trường hợp chủ đầu tư không tiến hành thương thảo theo nguyên tắc và nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.

Chẳng hạn các bên nhà thầu hoặc bên chủ đầu tư vi phạm nguyên tắc không được làm thay đổi đơn giá đã xác định tại bước đánh giá về tài chính (trừ trường hợp gói thầu áp dụng phương pháp dựa trên kỹ thuật) theo điểm b khoản 3 Điều này thì bên còn lại có quyền từ chối tiếp tục thương thảo. Điều đó dẫn đến thương thảo hợp đồng không thành công.

Việc trúng thầu không bảo đảm chắc chắn việc ký kết hợp đồng, bởi nếu không đạt được sự đồng thuận về các điều khoản cơ bản hay không tuân thủ các nguyên tắc nội dung thương thảo theo quy định thì thương thảo hợp đồng không thành công vẫn có thể xảy ra.

3. Thương thảo hợp đồng không thành công có phải luôn là lỗi của nhà thầu không?

Thương thảo hợp đồng không thành công không phải lúc nào cũng là lỗi của nhà thầu, mà có thể xuất phát từ nhiều phía nhà đầu tư. Khoản 7 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP  có quy định nhà thầu được quyền từ chối thương thảo và được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu trong trường hợp chủ đầu tư không tiến hành thương thảo theo nguyên tắc và nội dung quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.

Cho nên việc thương thảo hợp đồng không thành công có thể xuất phát từ việc nhà đầu tư vi phạm nguyên tắc nội dung thương thảo hợp đồng chứ không phải luôn là lỗi của nhà thầu.

4. Sự khác biệt giữa việc "tự ý rút lui" và việc thương thảo hợp đồng không thành công là gì?

Trước hết, thương thảo hợp đồng không thành công là trường hợp các bên đã tiến hành đàm phán nhưng không đạt được sự thống nhất về nội dung hợp đồng. Nếu sau quá trình thương thảo mà các bên không thống nhất được các nội dung thương thảo tại khoản 4 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP việc thương thảo không thành công. Điều này cho thấy đây là tình huống hợp pháp, phát sinh từ việc không đạt được đồng thuận.

Ngược lại, “tự ý rút lui” là hành vi nhà thầu không tiếp tục tham gia thương thảo hoặc từ chối ký kết hợp đồng dù đã được mời theo đúng quy định. Trường hợp nhà thầu từ chối thương thảo, không ký hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì có thể bị xử lý, bao gồm việc không được hoàn trả bảo đảm dự thầu theo khoản 6 Điều 45 nghị định này. Đây là hành vi mang tính vi phạm nghĩa vụ trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Nếu thương thảo hợp đồng không thành công là kết quả khách quan của việc không đạt được sự đồng thuận, thì “tự ý rút lui” lại mang tính chủ quan từ một bên.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến thương thảo hợp đồng không thành công

Nhằm hạn chế việc thương thảo hợp đồng không thành công, việc nắm rõ các quy định pháp luật có liên quan là cần thiết.

1. Theo quy định pháp luật, sau bao nhiêu lần đàm phán bế tắc thì được xác nhận là thương thảo hợp đồng không thành công?

Theo quy định pháp luật hiện hành, không có quy định cụ thể về số lần đàm phán bế tắc để xác định thương thảo hợp đồng không thành công. Xác định thương thảo hợp đồng không thành công phụ thuộc vào kết quả thực tế của quá trình thương thảo.

Khi các bên đã tiến hành đàm phán nhưng không thể đạt được sự thống nhất về các nội dung chủ yếu của hợp đồng, mặc dù đã trao đổi, làm rõ nhiều lần mà vẫn không đạt được đồng thuận, thì có thể xác định việc thương thảo là không thành công. Theo khoản 1 Điều 393 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chỉ được xác lập khi có sự chấp nhận đầy đủ đối với đề nghị giao kết nếu không đạt được sự thống nhất thì hợp đồng không hình thành.

Thương thảo hợp đồng không thành công không được xác định dựa trên số lần đàm phán, mà dựa trên việc các bên không đạt được thỏa thuận cuối cùng về các điều khoản cơ bản của hợp đồng.

2. Quy trình báo cáo cấp có thẩm quyền sau khi thương thảo hợp đồng không thành công được thực hiện như thế nào?

Khi thương thảo hợp đồng không thành công, quy trình báo cáo cấp có thẩm quyền thường có thể được thực hiện theo các bước như sau:

• Lập biên bản thương thảo: Ngay sau khi kết thúc quá trình đàm phán, các bên phải lập biên bản ghi nhận toàn bộ nội dung đã thương thảo, các điểm đã thống nhất và chưa thống nhất, đồng thời nêu rõ lý do dẫn đến việc không đạt được thỏa thuận.
• Hoàn thiện hồ sơ báo cáo: Bên có trách nhiệm (thường là bên tổ chức thương thảo) tổng hợp hồ sơ, bao gồm biên bản thương thảo, tài liệu liên quan và văn bản báo cáo, trong đó phân tích nguyên nhân dẫn đến thương thảo hợp đồng không thành công và đề xuất hướng xử lý.
• Trình người có thẩm quyền: Hồ sơ được gửi đến người có thẩm quyền để xem xét, đánh giá toàn diện quá trình thương thảo và tính hợp lý của các đề xuất.
• Xem xét và quyết định: Người có thẩm quyền căn cứ hồ sơ để đưa ra quyết định xử lý phù hợp, như cho phép xử lý theo phương án khác hoặc thực hiện các bước tiếp theo theo quy định.

Quy trình báo cáo được thực hiện theo từng bước từ lập biên bản đến trình và phê duyệt, nhằm bảo đảm việc xử lý thương thảo hợp đồng không thành công được minh bạch và đúng quy định pháp luật.

3. Pháp luật quy định gì về việc nhà thầu có quyền khiếu nại nếu cho rằng bên mời thầu cố tình làm cho thương thảo hợp đồng không thành công?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Khiếu nại 2011 được sửa đổi bổ sung bởi khoản 1 Điều 2 Luật Sửa đổi Luật Tiếp công dân, Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo 2025 khiếu nại được hiểu là việc cá nhân, tổ chức đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó là trái pháp luật và xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Nếu hành vi của bên mời thầu trong quá trình thương thảo có dấu hiệu là hành vi hành chính (ví dụ: ban hành quyết định, thực hiện hành vi quản lý mang tính quyền lực nhà nước), thì nhà thầu có thể lựa chọn cơ chế khiếu nại theo luật này.

Tuy nhiên, ngoài quyền khiếu nại trong trường hợp nêu trên nhà thầu cũng có quyền kiến nghị. Khi thấy quyền và lợi ích hợp pháp bị ảnh hưởng, nhà thầu, được kiến nghị người có thẩm quyền, chủ đầu tư, bên mời thầu xem xét lại các vấn đề trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư, kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư (khoản 1 Điều 89 Luật Đấu thầu 2023 được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 44 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025).

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc đã lựa chọn khiếu nại thì sẽ không đồng thời được giải quyết theo cơ chế kiến nghị trong đấu thầu.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến thương thảo hợp đồng không thành công

Trong thực tiễn áp dụng, thương thảo hợp đồng không thành công thường kéo theo nhiều vướng mắc mà các bên chưa nắm rõ cách xử lý. Việc giải đáp các câu hỏi thường gặp sẽ giúp làm rõ quyền, nghĩa vụ và hướng xử lý phù hợp theo quy định pháp luật.

1. Thương thảo hợp đồng không thành công có đồng nghĩa với việc gói thầu đó phải tổ chức đấu thầu lại từ đầu không?

Thương thảo hợp đồng không thành công không đồng nghĩa với việc gói thầu phải tổ chức đấu thầu lại từ đầu. Theo quy định về thương thảo, hoàn thiện hợp đồng tại khoản 8 Điều 45 Nghị định Nghị định 214/2025/NĐ-CP, trường hợp thương thảo không thành công, chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo.

Chỉ khi không còn nhà thầu đáp ứng yêu cầu hoặc không thể tiếp tục quá trình lựa chọn thì mới xem xét hủy thầu theo Điều 17 Luật Đấu thầu 2023, khi đó mới phát sinh việc tổ chức đấu thầu lại.

Thương thảo hợp đồng không thành công không đương nhiên dẫn đến đấu thầu lại việc đấu thầu lại chỉ là phương án cuối cùng khi không còn khả năng lựa chọn nhà thầu phù hợp.

2. Khi thương thảo hợp đồng không thành công, bên mời thầu có bắt buộc phải lập biên bản ghi rõ lý do không?

Pháp luật đấu thầu không có quy định cụ thể bắt buộc phải lập biên bản khi thương thảo không thành công. Tuy nhiên, về mặt quy trình, đây là thủ tục quan trọng để ghi nhận nguyên nhân, làm căn cứ pháp lý báo cáo chủ đầu tư ra quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo hoặc tiến hành hủy thầu theo đúng quy định.

Biên bản này chính là căn cứ vững chắc bảo vệ bên mời thầu khi xử lý tiền bảo đảm dự thầu nếu lỗi thuộc về phía nhà thầu (như cố tình từ chối ký hợp đồng hoặc lật lọng các điều kiện đã chào). Ngay cả khi nhà thầu từ chối ký, bên mời thầu vẫn cần lập biên bản ghi nhận lại toàn bộ diễn biến với chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia để làm bằng chứng giải quyết tranh chấp hoặc khiếu nại về sau.

3. Sau khi xác định thương thảo hợp đồng không thành công, thông tin này có phải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 22 Nghị định 214/2025/NĐ-CP có nội dung quy định công khai thông tin về lựa chọn nhà thầu, theo đó các thông tin về lựa chọn nhà thầu được đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 Luật Đấu thầu 2023. Việc thương thảo hợp đồng không thành công tuy không được quy định cụ thể bắt buộc phải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia nhưng cũng nên được thể hiện trong thông tin công khai. Có thể thông qua kết quả lựa chọn nhà thầu theo điểm l khoản 1 Điều 7 Luật Đấu thầu 2023.

Thông tin về thương thảo không thành công nên được công khai gián tiếp, như một phần của kết quả lựa chọn nhà thầu theo đúng nghĩa vụ minh bạch của pháp luật đấu thầu.

4. Nhà thầu có được hoàn trả chi phí chuẩn bị hồ sơ nếu việc thương thảo hợp đồng không thành công do lỗi của chủ đầu tư?

Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 15 Luật Đấu thầu 2023 được hướng dẫn bởi Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP được bổ sung bởi Khoản 3 Điều 2 Nghị định 17/2025/NĐ-CP nhà thầu chịu chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, tham dự thầu, chi phí giải quyết kiến nghị (nếu có). Nên nhà thầu sẽ không được hoàn trả chi phí chuẩn bị hồ sơ nếu việc thương thảo hợp đồng không thành công do lỗi của nhà đầu tư.

Nhưng nếu việc thương thảo hợp đồng không thành công do lỗi của nhà dầu tư không tiến hành thương thảo theo nguyên tắc và nội dung thương thảo thì nhà thầu được hoàn trả giá trị bảo đảm dự theo khoản 7 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

5. Văn bản nào hướng dẫn trình tự xử lý tình huống phát sinh sau khi thương thảo hợp đồng không thành công?

Hiện tại không có văn bản nào hướng dẫn trình tự xử lý tình huống phát sinh sau khi thương thảo hợp đồng không thành công. Tuy nhiên, tại khoản 8 Điều 45 và khoản 4 Điều 71 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định trường hợp thương thảo không thành công, chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo.

Tuy chưa có văn bản quy định một quy trình riêng, cụ thể để xử lý tình huống phát sinh sau khi thương thảo hợp đồng không thành công. Nhưng pháp luật đã có định hướng xử lý theo hướng cho phép chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo nhằm bảo đảm tiếp tục quá trình lựa chọn nhà thầu.

V. Bạn đang tìm luật sư giỏi, uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến thương thảo hợp đồng không thành công?

NPLaw cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên sâu trong lĩnh vực đấu thầu và thương thảo hợp đồng, giúp khách hàng nhận diện rủi ro và bảo vệ quyền lợi tối đa. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, NPLaw cam kết đưa ra giải pháp hiệu quả, thực tiễn. Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.

Có thể thấy, thương thảo hợp đồng không thành công không chỉ làm gián đoạn việc ký kết hợp đồng mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu các bên không nắm rõ quy định và cách xử lý. Việc hiểu đúng bản chất, tuân thủ quy định và chủ động xây dựng phương án thương thảo hiệu quả sẽ giúp hạn chế tối đa các tranh chấp và bảo đảm quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra minh bạch, hiệu quả.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.