工资和税务记录的合法化是企业管理财务、会计和遵守现行法律规定的纳税义务的关键问题。这一过程不仅涉及工资单文件和会计记录的填写和维护，还直接影响可扣除费用的合法性、个人所得税扣缴义务以及税务检查和审计期间出现的潜在风险。如果处理不当，企业可能面临重新评估税款、拖欠税款或行政处罚。 

I.工资和税务记录合法化的现状

目前，与“工资和税务记录合法化”有关的问题在商业运营中仍然相对常见，特别是在中小企业和会计控制不足的企业中。一些企业调整工资记录、雇佣合同或付款文件，以与旨在符合税务确定可抵扣费用的费用保持一致，或减少企业所得税和社会保险义务。

然而，以不准确反映实际工资支付的方式调整工资记录可能会导致纳税申报中的差异，在税务审计和检查期间产生重大风险，并可能导致拖欠税款、行政制裁或税务重新评估。因此，它受到法律的严格监管，要求就业记录、工资单文件和纳税义务之间具有更高的透明度和一致性。

II、工资和税务记录合法化的概念

1.工资和税务记录的合法化是什么？

“工资和税务记录合法化”是指企业审查、调整和完成与工资支付和纳税申报有关的文件，以确保实际支付数字与会计和税务记录完整、一致和合法相符的过程。

2.在哪些情况下，企业应该规范工资和税务记录？

当实际付款与申报记录之间存在不一致或差异时，企业应规范工资和税务记录。典型情况包括：

  • 发现工资记录、雇佣合同或付款文件中的错误；
  • 税务或社会保险机构的检查和审计；
  • 年度税务最终确定程序。

此外，如果企业改变了薪酬政策或劳动力结构，但没有及时更新证明文件，或者出于审计目的、融资安排或与业务伙伴的交易需要数据标准化，则可能需要合法化。目的是确保记录完整、一致，并能够最大限度地降低潜在的法律风险。

III、 与工资和税务记录合法化有关的法律规定

1.法律如何规范企业内部的工资记录管理？

法律要求企业保留完整、合法并有适当文件支持的工资记录，以确保工资支付、会计实务和纳税申报的透明度。

明确地：

  • 2019年《劳动法》第93条要求雇主建立工资表和工资单系统，作为招聘、劳动管理和工资支付的基础。
  • 2019年《劳动法》第95条要求雇主按照雇佣合同全额、按时支付工资；工资支付必须透明并妥善记录。
  • 2015年《会计法》第16条要求会计凭证包含基本信息，包括发行名称和日期、相关方信息、金融交易详情、数量、单价、总额和相关方签名。
  • 《2025年税收管理法》第6条确立了税收管理的透明度和问责制原则，要求纳税人自行申报、自行评估和自行缴纳税款，同时确保税务记录的准确性和真实性。

2.在什么情况下应该规范工资和税务记录？

典型情况包括：

  • 会计和税务记录不完整或不准确：根据2015年《会计法》第16条，会计文件必须准确、充分地反映经济交易。因此，如果工资记录、雇佣合同、考勤表或付款文件与实际情况不符，企业应调整并填写相关文件。
  • 税务审结程序或税务审计和检查：根据《2025年税收征管法》第22条，进行税务检查，以评估纳税申报和支付的完整性、准确性和真实性。因此，企业应规范工资记录，以证实检查期间的工资支出。
  • 工资支出在税务方面缺乏足够的法律效力：根据《2025年税收管理法》第6条，纳税申报和管理必须准确反映交易的实质。如果工资单文件缺乏一致性，企业应进行审查，以降低费用被拒或税务重新评估的风险。
  • 文件中尚未更新的工资政策变化：根据2019年《劳动法》第95条，工资必须按照雇佣合同支付。因此，每当调整工资水平或津贴而没有相应更新合同和证明文件时，企业应填写并更新相关记录。 

3.工资和税务记录的合法化可能适用哪些行政制裁？

越南法律没有具体定义“工资和税务记录合法化”一词。但是，如果此类活动涉及创建不反映实际情况的工资记录、使用非法文件或不准确的纳税申报单，则可能会根据劳动和税收法规受到法律制裁。 

具体而言，用人单位可根据工资违规相关规定第17条第1款和第2款被处以罚款：

  • 对违反工资表、工资系统、奖金规定或工资表的行为处以5000000越南盾到10000000越南盾的罚款；
  • 逾期支付工资、少付工资或非法扣减工资的罚款从5000000越南盾到50000000越南盾不等（取决于受影响的员工人数）。

此外，根据第17条第5款，雇主可能需要支付所有未付工资以及延迟付款的利息。

从税收角度来看，根据《2025年税收征管法》第44条第3款，导致少缴税款或不正确的税收优惠、减税或退税的不准确申报，除了支付未缴税款和逾期付款利息外，还可能导致相当于少缴税款20%的罚款。

如果为了减少纳税义务而使用虚假记录或文件来歪曲交易的实质，根据《2025年税收管理法》第45条第4款，这种行为可能构成逃税，导致逃税金额一倍至三倍的罚款。在严重的情况下，根据2015年《刑法典》（2017年和2025年修订）第200条，违法者可能会受到刑事起诉。

4.企业在将工资和税务记录合法化时，应该记住什么以避免违规行为？

首先，工资记录必须准确反映实际工资支付情况，包括雇佣合同、工资表、工资单、考勤记录和付款凭证。根据第12/2022/ND-CP号法令第17条第1款和第2款，未披露工资表和工资系统，或未正确、全额或按时支付工资等违规行为可能会导致行政制裁和强制性补救措施。

其次，企业必须确保会计凭证合法、完整、准确。根据《2015年会计法》第16条第1款，会计文件必须包含所有必需的信息，包括发行名称和日期、交易详情、金额和相关方的签名。不反映实际交易的文件可能会导致在税务评估期间不允许支出。

第三，纳税申报必须准确反映交易的实质和实际纳税义务。根据《2025年税收征管法》第44条第3款，导致少缴税款的不准确申报，除未缴税款和逾期付款利息外，还将被处以少缴税款20%的罚款。

最后，企业应定期审查、核对和更新工资和税务记录，特别是在人事政策、薪酬结构或组织安排发生变化时，以确保一致性，并在根据《2025年税收管理法》第22条进行税务检查之前尽量减少错误。

IV、 关于工资和税务记录合法化的问题

1.工资记录的合法化是否会导致个人所得税义务？

如果工资记录的调整、补充或“合法化”导致员工实际应税收入的确认或更正，则可能导致个人所得税义务。

根据《2025年个人所得税法》第3条第2款，工资和薪金所得构成应纳税所得额，包括工资、薪金、报酬、货币和非货币福利，以及工资或薪金性质的津贴和补贴。

因此，如果对工资记录的调整导致额外的工资、薪水或员工福利被确认，由此产生的差额将构成应税收入，并依法申报和缴纳个人所得税。

但是，根据《2025年个人所得税法》第4条第8款，加班费和夜班工资（在超过正常白天或标准工作时间工资的范围内）免征个人所得税。

2.工资和税务记录的合法化是强制性的吗？

越南法律没有规定“工资和税务记录合法化”为强制性法律程序。然而，企业有法律义务确保工资记录、会计文件和税务记录准确反映实际交易，完整并符合适用的法律要求。

根据2015年《会计法》第16条第1款，会计凭证必须充分准确地反映经济和金融交易。此外，《税收征管法2025》第6条第2款要求纳税人根据实际交易和情况自行申报、自行评估和纳税。

因此，“合法化”通常只适用于企业需要审查、调整或完成其记录以确保合法合规的情况，而不是构成适用于所有情况的强制性程序。

换句话说，虽然工资和税务记录的合法化不是强制性的法律程序，但维护准确反映实际情况并符合法律要求的工资和税务纪录是每个企业的强制性义务。 

3.企业何时应该审查和规范工资和税务记录？

首先，每当薪酬政策、人员结构或薪酬水平发生变化时，企业应根据《2015年会计法》第16条关于会计记录完整性和准确性的规定，更新雇佣合同、工资表、工资记录和相关文件，以确保一致性。

其次，在会计期末或税务最终确定之前，企业应核对所有工资记录、人工成本和纳税义务，以在归档前识别和纠正潜在错误。根据《2025年税收征管法》第6条第2款，纳税人对其纳税申报的准确性负责。

第三，在准备税务检查、税务审计或劳动监察时，企业应审查并填写文件，以确保有足够的支持证据用于解释和核实。根据《2025年税收征管法》第22条，税务机关有权审查纳税申报和纳税的真实性和准确性。

4.企业在发现以前提交的工资和税务记录中有错误时应该做什么？

当在已提交的工资记录或税务申报中发现错误时，企业应及时进行审查，确定差异的原因，并作出必要的更正或补充声明，以确保准确性并降低法律风险。

首先，企业应审查所有与工资和税收有关的文件，包括雇佣合同、工资记录、考勤表和会计文件，以确定具体错误并验证证明文件的有效性。根据2015年《会计法》第16条第1款的规定，会计凭证必须准确、完整地反映实际的经济交易。

接下来，企业应提交补充纳税申报单，以纠正任何不准确的数字。根据《2025年税收征管法》第6条第2款，纳税人有责任自行申报并确保其税务记录的准确性。因此，及时纠正对于确保遵守纳税义务至关重要。

如果错误导致少缴税款，企业可能会根据《2025年税收征管法》第44条第3款被处以罚款，包括相当于少缴税款20%的罚款，并支付未缴税款和适用的逾期付款利息。

5.与工资和税务记录合法化有关的专业服务费用是否可以视为可扣除费用？

根据《2025年企业所得税法》第3条第1款，应纳税所得额包括商品和服务的生产和贸易所得以及同一条第2款规定的其他类别的所得。与业务运营相关的费用，如果与创收活动直接相关，则可被视为可扣除。

因此，只有满足以下所有条件，会计、税务、工资审查和工资文件咨询服务的费用才有资格作为可扣除费用：

  • 费用实际发生；
  • 费用与企业经营直接相关；和
  • 费用有有效发票和合法证明文件支持。

但是，如果此类费用是为了隐瞒违规行为或创建不能准确反映实际交易实质的记录而产生的，税务机关可能会在税务认定程序中将其作为可扣除费用予以拒绝。

V.您为什么要就工资和税务记录合法化问题向NPLaw寻求法律建议？

与工资和税务记录合法化有关的争议或合规问题通常涉及复杂的法律问题，包括工资支付文件、雇佣合同、扣缴义务、纳税申报的有效性，以及税务审计、税务重新评估或行政处罚的风险。如果这些问题得不到适当的审查和解决，企业可能会在确保工资相关费用得到法律认可方面遇到困难。

NPLaw拥有一支在公司法、劳动法和税法方面经验丰富的律师团队，协助企业对工资和税务记录系统进行全面评估，确定不合规领域，并根据现行法律要求就纠正措施提出建议。此外，NPLaw支持企业制定工资管理程序，规范会计凭证，解决历史记录缺陷，并在需要时代表企业与税务机关进行沟通和解释，从而最大限度地降低潜在的法律风险。

上述信息仅供参考。如果您需要有关特定事项的详细建议，请联系NPLaw Firm以获得及时咨询和帮助。