企业需要了解的税务记录保留规定

在生产经营过程中，保留税务记录不仅是适用法律的强制性要求，也是企业在税务机关进行检查和税务审计时管理纳税义务、控制法律风险、保护合法权益的重要工具。然而，在实践中，许多企业仍然缺乏对需要保留的记录范围、适用的保留期以及不遵守规定可能产生的法律责任的全面了解。

I、企业保留税务记录的现状

在当前的税务管理实践中，企业的税务记录保留仍然存在一些局限性，这些局限性带来了重大的法律风险：

意识不足：许多企业不将保留税务记录视为强制性义务，经常将保留会计凭证与保留税务记录混为一谈。
非系统性保留：记录零散，缺乏适当的分类，物理版本和电子版本之间不同步，在检查和审计过程中造成困难。
不遵守保留期：企业往往不知道法定保留期，导致记录在保留义务仍然有效的情况下被销毁或丢失。
责任分配不明确：税务记录保留的内部责任往往没有明确分配。

II、企业税务记录保留的定义

1.什么是企业的税务记录保留？

企业税务记录保留是指企业在法定保留期内收集、组织、保存和维护与税务认定、纳税申报、纳税和税务定稿有关的完整记录、文件和证明材料，以方便主管机关进行税务管理和检查活动的过程，包括以下文件：

税务登记档案和税务识别号通知；
各类纳税申报表、补充申报表和调整档案；
作为确定纳税义务依据的发票、会计凭证和商业合同；
会计账簿、财务报表和税务定稿档案；
与免税、减税、退税和税收优惠有关的文件；
工作记录、解释性意见书以及税务检查或审计得出的结论（如有）。

因此，纳税人有义务保留完整、准确和安全的税务记录，以证明合法遵守纳税义务。这种保留不仅是程序性的，而且是企业在税务检查、审计、投诉或税务纠纷案件中保护其合法权益的重要法律依据。

2.税务记录保留如何帮助企业管理税务风险？

保持完整、系统、及时的税务记录，使企业能够通过以下几个方面有效管理税务风险：

证明纳税义务的合法性：税务记录是支持证据，允许企业在检查和审计期间解释申报、支付和可抵扣的税款。
减少税务重新评估和处罚的风险：适当保留发票、凭证和会计账簿，可以最大限度地降低因支持可扣除费用的证据不足而被视为税务评估、欠税和行政制裁的风险。
促进早期发现和纠正错误：系统保留的税务记录使企业能够及时审查和核对数据，并在必要时对申报进行合法调整。
保护合法权益：在涉及税务的投诉、纠纷或行政诉讼案件中，保留的记录构成了在主管机关保护企业利益的重要法律依据。

III、关于企业税务记录保留的法律规定

1.是否所有企业都必须保留税务记录？

2015年《会计法》第41条第1、3、5款规定，所有会计主体（包括企业）必须在法定期限内完整、安全地保存和保留会计凭证，法定代表人负责组织保存。由于税务记录是基于会计材料（凭证、会计账簿、财务报表和税务定稿档案）形成的，因此保留会计记录的义务同时也构成了保留税务记录的义务。

此外，《2019年税收管理法》第17条第13款规定了在特定情况下（特别是转让定价文件）保留税务记录的义务，确认保留税务记录是税收管理的强制性要求。

重要提示：

保留义务适用于所有企业，包括小企业、新成立的企业和企业，无论是否产生纳税义务。
未能妥善保留税务记录的企业可能会在税务检查和审计期间承担法律风险，并可能受到法律制裁。

2.企业的税务记录中包括哪些文件？

企业税务记录由业务运营过程中生成的会计和税务文件组成，用于确定纳税义务、提交纳税申报、纳税、最终确定税款以及向税务机关提供解释。根据运营特点，企业应保留以下主要类别的记录：

- 发票和交易文件

增值税（VAT）发票：包括根据第32/2025/TT-BTC号通知关于电子发票的规定编制和管理的进项和销项发票。
付款文件：收据、付款凭证、付款单和银行对账单；价值2000万越南盾或以上的交易通常必须有非现金支付证据作为扣除和税费的依据。
收货单和发货单：证明库存变动并作为成本确定和库存管理依据的文件。

- 会计账簿：跟踪应收账款、应付账款、存货、固定资产和其他会计科目的总账和明细账。

- 税务申报和报告

每月或每季度提交的增值税申报表；
企业所得税申报表，包括临时季度申报和年度定稿；
个人所得税申报和年度定稿；
年度财务报表，包括资产负债表、损益表、现金流量表和注释。

其他支持记录：

商业合同，包括货物销售、服务提供、租赁安排、建筑和相关交易合同；
对账和债务确认记录；
雇佣和工资记录，包括劳动合同、工资表、个人所得税扣缴文件和社会保险记录。

3.税务记录的法定保留期是多久？

根据2015年《会计法》第41条第5款：

至少05年：适用于服务于管理和运营目的的会计记录以及不直接用于记账和编制财务报表的会计文件。
至少10年：适用于重要税务记录，如发票、付款文件、纳税申报单、税务定稿档案、直接用于记账的会计记录、会计账簿和年度财务报表。
永久留存：适用于具有历史意义的会计资料、重大固定资产文件、投资定案记录和企业重要法律文件（如企业登记证）。

4.谁承担保留企业税务记录的主要责任？

第四条2015年《会计法》第41条第4款规定，会计主体的法定代表人负责组织会计资料的保存和保管。由于税务记录是由会计记录和纳税申报单形成的，因此保留税务记录的责任直接落在法定代表人身上。

企业内部责任分配：

法定代表人可以向会计部门、财务部门或相关人员委派或委托税务记录保留职责。
然而，这种授权并不改变最终的法律责任；如果企业未能遵守税务记录保留义务，法定代表人仍将承担法律责任。

IV、企业税务记录保留相关问题

1.企业可以以何种形式保留税务记录？

物理（纸质）保留：税务记录被打印、汇编成文件，并存储在企业的档案设施或其他合法存储位置。这种保留必须确保记录不会丢失、撕裂、损坏，并在整个法定保留期内随时可供访问。

电子保存：税务记录以电子数据形式存储，包括电子发票、电子纳税申报单和电子会计凭证。

物理和电子相结合的保留：企业可以同时以纸质和电子形式保留税务记录，以提高安全性，方便管理和检索，特别是对于重要记录或具有重大法律价值的记录。

2.企业应如何处理税务记录丢失、错放或损坏的情况？

税务记录丢失、错放或损坏的，企业应当按照有关规定采取补救措施并承担法律责任。

- 首先，关于强制性补救措施：根据《2015年会计法》第41条第2款（以第174/2016/ND-CP号法令第6条和第7条为指导），企业必须：

准备一份书面记录，确认记录的丢失、错位或损坏；
附上可用文件的副本（如有）或获得相关方的确认；
尽可能对丢失或损坏的会计和税务记录进行清点、分类和恢复；
根据要求向税务机关提供解释。

- 第二，关于行政处罚：根据第41/2018/ND-CP号法令第15条第2款，涉及不安全保存或保留会计记录的行为，在保留期内造成损坏或损失，将受到以下处罚：

对个人处以500万至1000万越南盾的罚款；
对于企业（组织），根据第41/2018/ND-CP号法令（经第102/2021/ND-CP号令修订）第6条第2款，罚款加倍，从10000000越南盾到20000000越南盾不等。

3.当企业解散或停止运营时，如何处理税务记录？

企业解散或者终止经营的，税务档案必须依法继续保存，不得随意销毁。

在解散或停止经营的情况下，税务记录的处理包括：

解散前完成纳税义务：企业只有在完成税务认定程序并获得税务机关确认没有未履行的纳税义务后才能解散。在整个业务运营过程中产生的税务记录必须完全汇编，以便进行税务最终确定。
停止经营后继续保留：即使在业务停止后，税务记录也必须在2015年《会计法》第41条规定的法定期限内继续保留（5年、10年或永久保留，具体取决于记录类型）。
责任方的认定：企业解散前的法定代表人或解散决定指定的任何组织或个人仍负责保存和保留税务记录。
继承义务的记录转移：因企业合并、分立、分立或者变更企业类型而解散的，税务记录应当转移给继承企业，继承企业继续依法履行保留义务。