公司合并中代表处的重要事项

公司合并中的代表处是企业在重组过程中经常低估的一个重要问题。正确理解其性质、功能和相关法律法规将有助于企业在合并后最大限度地降低风险，更有效地运营。以下文章提供了从基本概念到实际法律问题的全面概述。

I、公司合并中代表处相关问题概述

公司合并中的代表处是企业通过合并活动进行重组时出现的一个重要问题。代表处运营的维护、修改或终止必须按照法律规定执行，以确保企业合并后运营的连续性和合法性。

公司合并中的代表处的特点是，它们不直接履行业务职能，但主要承担代表、联络和推广活动。因此，企业应明确代表处负责人的角色、经营范围和权限，避免超越授权权限的行为可能导致法律风险。

II、了解公司合并中的代表处

1.什么是公司合并中的代表处，它与交易办事处或分支机构有何不同？

公司合并中的代表处是在合并过程后设立或维持的企业的附属单位，具有授权代表、联络活动、贸易促进和保护企业利益的职能。与业务单位不同，根据2025年修订和补充的《2020年企业法》第44条第2款，代表处不具有直接创收的职能，也不允许开展创收业务活动。

与交易办事处或分支机构相比，代表处在经营范围和法律性质方面存在显著差异。分支机构被允许履行企业的全部或部分业务职能，可以签订合同，并产生收入。交易办公室（通常在银行或信贷机构部门）也直接向客户提供服务。同时，代表处仅作为联络单位，未经正式授权，不得独立开展业务活动或执行合同。

2.合并后，代表处在企业运营中的主要职能是什么？

公司合并中的代表处是企业的附属单位，其主要职能是作为企业的授权代表并保护企业的利益。它作为一种存在，帮助企业在合并过程后与合作伙伴、客户和监管机构保持联系。

此外，代表处还承担着收集市场信息、支持企业形象和品牌推广、培育商业合作机会等任务。但是，应该指出的是，代表处不具有直接开展创收业务活动的职能（2025年修订和补充的《2020年企业法》第44条第2款）。

3.企业在合并时应何时设立代表处而不是分公司？

当企业的主要目标是在合并后保持存在、联系和支持活动，而不是直接开展业务运营时，企业应在公司合并中设立代表处，而不是分支机构。如果企业只需要一个交易、贸易促进、客户服务或与当地监管机构联络的协调中心，那么代表处是一个法律义务较少的更合适的选择。

此外，当企业希望降低运营成本并简化行政程序时，设立代表处通常比设立分支机构更有利。代表处不需要履行适用于业务部门的复杂会计和纳税申报义务，因此适合在合并后的组织稳定阶段。

相反，如果企业打算在新的地方开展业务、执行合同和直接产生收入，则应设立分支机构而不是代表处，以确保遵守适当的法律职能。

4.如何监管公司合并中代表处负责人的权力？

根据《2020年企业法》第44条第2款，代表处是企业的附属单位，其任务是作为授权代表并保护企业利益，而不开展业务活动。因此，代表处负责人只能在代表范围内行使权力，如进行交易、处理联络工作和开展贸易促进活动。

关于具体权限，代表处负责人的权力主要来自2015年《民法典》第138条和第562条规定的授权关系。因此，如果得到合法的书面授权，该人可以在某些交易中代表企业行事。如果超出授权范围，除非企业随后批准，否则交易可能不会为企业创造权利和义务。

III、公司合并中与代表处有关的法律规定

1.公司合并中代表处的注册必须提交哪些文件，以及向哪个机构提交？

根据第168/2025/ND-CP号法令第30条第1款，自决定在国内企业合并中设立代表处之日起10天内，企业必须向代表处所在省级工商登记机关提交代表处的登记档案。档案包括2025年修订和补充的《2020年企业法》第45条第2款规定的文件，包括：

- 设立代表处的通知；

- 关于设立企业代表处的决定副本和会议纪要副本：

多成员有限责任公司和合伙企业成员理事会的决定副本和会议纪要副本；
股份有限公司董事会决议副本和会议记录副本；
公司所有者对单一成员有限责任公司的决定副本。

如果根据本法令第11条第1款宣布了分支机构或代表处负责人的个人身份证号码，则分支机构或办事处运营的登记档案不需要包括担任分支机构或代理人的个人的法律文件副本。

2.当员工在公司合并中被调到代表处时，劳动法如何规范雇佣合同的转让和延续？

根据2019年《劳动法》，当公司合并时，雇佣关系不会自动终止，但可能会继续由继任雇主继承。具体而言，2019年《劳动法》第43条规定，如果代表处的合并影响多名员工的就业，雇主必须根据《劳动法典》第44条制定劳动力使用计划。

如果员工在合并后被调到代表处工作，他们在工资、合同期限、保险制度和其他权利方面的福利必须保持不变。但是，如果向代表处的调动导致雇佣合同的修改（如工作场所或职位的变更），《劳动法》第33条要求此类修改必须得到员工的同意。

3.如何处理与公司合并中代表处运作有关的常见违规行为，特别是未向国家主管当局登记的违规行为？

具体而言，根据第122/2021/ND-CP号法令第44条第5款，在合并后发生变更时未对代表处的运营进行登记，可能会导致20000000越南盾至30000000越南盾的行政罚款。此外，企业可能被迫按照规定办理补充登记手续。此外，如果代表处尚未正式注册，但仍在进行交易或签订合同，则此类交易可能被视为法律无效或给企业带来争议和风险。

未注册代表处是一种常见的违规行为，会带来重大的法律和财务风险。因此，企业应全面遵守登记程序，确保合法稳定经营。

IV、与公司合并中的代表处有关的问题

1.公司合并中的代表处必须如何根据税法申报和纳税？

原则上，公司合并中的代表处不被视为商业实体；因此，其纳税义务是根据其实际功能来确定的。在正常情况下，如果代表处不开展业务活动或产生收入，则不需要申报或缴纳增值税（“VAT”）和企业所得税（“CIT”）。但是，如果代表处向员工支付收入，仍需按照规定代扣代缴、申报和缴纳个人所得税（“PIT”）。

公司合并中的代表处通常不缴纳基于收入的税，但他们仍需履行与员工有关的纳税义务，并在产生财务义务时遵守申报要求。

2.企业终止经营时，必须如何通知并办理关闭公司合并代表处的手续？

根据关于终止分支机构、代表处和营业地点运营的第168/2025/ND-CP号法令第66条第2款，在运营终止后，企业必须通知并执行以下公司合并中关闭代表处的程序：

自终止代表处经营决定之日起10日内，企业必须向代表处所在地省级工商登记机关提交代表处终止经营登记档案。

企业必须充分履行其财务和劳动义务，并通知主管部门，以确保代表处的关闭是合法的，避免法律风险。

3.在公司合并的情况下，应如何执行与代表处印章和文件转移有关的程序？

当被合并企业不复存在时，其附属代表处也必须终止经营。因此，企业必须按照上述规定执行终止程序。根据2025年修订和补充的《2020年企业法》第43条第2款和第3款，企业有权决定印章的管理和使用。经营终止后，印章不得转让，必须销毁或按照企业内部规定进行其他处理。

因此，在公司合并中，代表处的文件应移交给收购企业，而印章必须单独处理，不得转让。同时，代表处必须按照法律规定执行终止经营程序。

4.在公司合并中，当员工被调到代表处时，侵犯员工权利的行为通常是如何处理的？

企业在公司合并中将员工调到代表处时侵犯员工权利的，可以给予行政处分，例如：

根据第12/2022/ND-CP号法令第11条第2款，对于与雇佣合同不符的工作分配或非法转移员工的行为，可处以3000000越南盾至7000000越南盾的罚款。
对于代表处合并导致终止与员工的雇佣合同而不遵守第12/2022/ND-CP号法令第12条第2款规定的行为，可处以高达20000000越南盾的罚款并采取补救措施。

除了行政责任外，企业还可能面临员工的投诉或诉讼，要求赔偿损失。

5.当公司合并中的代表处超越其权限开展业务活动时，常见的法律后果是什么？

当合并后的代表处超越其职权开展业务活动时，企业和相关交易都可能产生法律后果。

首先，根据2025年修订和补充的《2020年企业法》第44条第2款，代表处仅具有代表职能，不得直接开展业务活动。因此，如果它进行或执行商业交易，这些交易可能会被视为超出代表权的范围，从而导致无效或对企业不具约束力的风险。
如果对合伙人或第三方造成损害，企业仍可能承担民事责任，因为代表处是企业的附属单位。同时，根据2015年《民法典》第143条第4款关于未经授权的代表的规定，实施超出授权权力的行为的个人也可能共同承担赔偿责任。