以下文章根据现行法律法规对劳动管理记录进行了全面概述。该内容涉及企业编制和保存劳动记录的实际需求以及相关法律规定，如记录保存的责任、强制性内容和实施时间。此外，本文还详细回答了常见问题，并介绍了法律咨询服务，以协助企业确保合规并最大限度地降低法律风险。
I、当前对劳动管理记录咨询的需求
目前，随着企业越来越意识到遵守劳动法的重要性，对 劳动管理记录 咨询服务的需求也在增加。正确准备和保留劳动记录不仅有助于有效的人力资源管理，还有助于企业避免法律风险和行政处罚。特别是由于法律法规的频繁修订和更新，许多企业在及时更新和正确应用方面存在困难。因此，使用深入的法律咨询服务变得既必要又普遍。
II、劳动管理记录的法律规定
1.谁负责准备劳动管理记录？
2019年《劳动法》第12条第1款规定如下：
- 用人单位劳动管理职责：
- 编制、更新、管理和使用原始或电子形式的劳动管理账簿，并在国家主管部门要求时提交。
- 自开工之日起30日内申报用工情况，定期向省级劳动行政部门报告用工情况，并通知社会保险经办机构。
- 政府应就本条制定详细规定。
因此，雇主有责任准备、更新、管理和使用劳动管理记录，这些记录可以依法以原始或电子形式保存。所选表格必须确保完整性、准确性，并在需要时易于访问，为内部人力资源管理和主管当局的检查服务。
2.劳动管理记录必须包括哪些信息？
第145/202/ND-CP号法令第3条第2款规定，劳动管理记录中应包含的员工基本信息如下：
- 员工的全名、性别、出生日期和国籍；
- 员工的居住地；
- 公民身份证号码或护照号码；
- 专业技术资格和职业技能；
- 工作岗位；
- 劳动合同类型；
- 雇佣开始日期；
- 参加社会保险；
- 工资、晋升和加薪；
- 年假天数；
- 加班时间；
- 职业培训、再培训和技能提升制度；
- 劳动纪律和材料责任；
- 职业事故和疾病制度；
- 劳动合同终止日期及原因。
3.依法编制劳动管理记录的时间
第145/202/ND-CP号法令第3条第1款规定如下：
- 用人单位必须自开工之日起30日内，到总部、分公司或代表处编制劳动管理台账。
因此，企业或用人单位必须在开工之日起30天内编制劳动管理记录。此类记录必须在企业总部、分支机构或代表处准备和保存。
III、 关于劳动管理记录的问题
1.劳动管理记录可以以电子形式准备吗？
根据第145/202/ND-CP号法令第3条第2款：
- 劳动管理书籍可以是原件或电子版，但必须包含员工的基本信息，包括全名；性别；出生日期:国籍；居住地；公民身份证号码或护照号码；专业技术资格；职业技能；工作岗位；劳动合同类型；雇佣开始日期；参加社会保险；工资；晋升和加薪；年假天数；加班时间；职业培训、再培训和技能提升；劳动纪律和物质责任；职业事故和职业病；劳动合同终止的日期和原因。
因此，企业可以选择以原始或电子形式准备劳动管理记录，以满足其管理需求，前提是所有强制性信息都已完全包含在内。
2.劳动管理记录必须存放在公司总部吗？
根据《劳动法》第12条第1款：
- 用人单位必须自开业之日起30日内，到总部、分公司或代表处编制劳动管理台账。劳动管理手册可以以原件或电子形式编制，但必须确保法律规定的完整的员工基本信息。
因此，雇主必须在运营开始后30天内，在总部、分公司或代表处准备、更新和保留劳动管理记录。记录可以是原件或电子形式，但必须完全包含法律要求的信息。
3.未编制劳动管理记录的处罚措施是什么？
根据第12/2022/ND-CP号法令第8条第2款第d点，企业可能因未能准备劳动管理账簿、未能在规定期限内准备或未能确保所需内容而被处以500万至1000万越南盾的罚款。
注：上述罚款适用于个人。对于犯有相同违规行为的组织，根据第12/2022/ND-CP号法令第6条第1款，罚款应加倍。
4.劳动管理记录必须定期更新吗？
根据第145/202/ND-CP号法令第3条第3款：
- 劳动管理簿：自员工开始工作之日起，用人单位负责记录和更新本条第2款规定的信息；依法管理、使用、向劳动行政部门和有关部门报送劳动管理账簿。
因此，企业必须在员工信息发生变化时更新劳动管理记录。
5.劳动管理记录必须提交给国家机关吗？
根据现行规定，劳动管理记录不需要定期提交给国家当局。但是，雇主有责任在其总部、分支机构或代表处准备、更新、管理和保留此类记录，并必须在劳动监察员或社会保险机构等主管部门要求时出示。
根据第12/2022/ND-CP号法令，未按要求准备或提交劳动管理账簿可能会受到行政处罚。
此外，用人单位应当自开业之日起30日内申报用工情况，定期向省劳动行政部门报告用工变动情况，并通知社会保险经办机构。
IV、 劳动管理档案法律咨询服务
劳动管理档案法律咨询服务协助企业按照现行法律规定编制、更新和管理劳动档案。NP Law的法律专业人员就记录准备的责任、内容、存储格式和时间提供详细的指导，并就处理实践中出现的劳动相关法律问题提供建议。这些服务帮助企业规避合规风险，保护员工权益，有效、专业地满足主管部门的检查要求。
