代表处的运作并不总是顺利或有效的。在某些情况下，在越南经营的外国贸易商代表处可能需要终止其活动。那么，外国贸易商代表处的解散程序 是如何实施的呢？
I.外国贸易商代表处解散程序指南
随着经济一体化的日益深入，企业经常寻求在东道国设立代表处，以进行市场研究和开发，从而更好地支持其业务运营。然而，一些代表处难以开展活动，导致解散。Ngoc Phu Law Company Limited希望在下文中提供与解散外国代表处程序有关的几条信息。
在实施解散程序时不应忽视的几个重要点。
1.终止驻越南外交代表处业务的案件
根据第07/2016/ND-CP号法令第35条，代表处应在以下情况下终止其运作：
- 应外国贸易商的要求；
- 外国商人根据其设立或注册经营的国家或地区的法律终止经营；
- 《代表处设立许可证》载明的经营期限届满，外商未申请延期的；
- 《代表处设立许可证》载明的经营期限届满，许可机关不予延期的；
- 《代表处设立许可证》被吊销的；
- 外国贸易商或代表处不再满足本法令第7条和第8条规定的条件之一。
档案要求：
根据第07/2016/ND-CP号法令第36条，代表处应准备以下文件：
- 根据工业和贸易部规定的格式，由外国贸易商的主管代表签署的终止代表处运营的通知，但根据本法令吊销许可证的情况除外；
- 许可证颁发机构拒绝延长代表处设立许可证的文件副本（在本法令第35条第4款规定的情况下），或许可证颁发机关撤销代表处设立执照的决定副本（在第35条第5款规定的情形下）；
- 债权人和未偿债务清单，包括纳税义务和拖欠的社会保险费；
- 员工名单及其当前合法权益；
- 代表处设立许可证原件。
2.代表处的解散程序
外国贸易商在执行解散外国代表处的程序时，应遵守以下顺序：
首先，外国贸易商向许可机关提交终止代表处运营的档案：
- 许可机关是工业贸易部或工业园区、出口加工区、经济区或高科技园区的管理委员会。
- 自收到档案之日起03个工作日内，许可机关应审查档案，如果档案不完整或无效，应要求补充。在整个档案处理期间，补充请求不得超过一次。
- 许可机关应出具公函，说明外国代表处的解散程序，明确说明需要补充的文件和材料。
外商必须履行与代表处终止经营有关的其他义务。
具体实施步骤：
- 步骤1：
外商或代表处必须在代表处总部公开发布终止经营通知。
- 步骤2：提交终止税法的档案
根据第105/202/TT-BTC号通知第14条第3款b点，档案包括：
- 使用与本通知一起发布的表格24/DK-TCT申请终止税法有效性；
- 关于终止代表处运营的决定或通知；
- 税务登记证；
- 代表处经营登记证书。
税务机关应对代表处进行税务核定，同时对外国首席代表和在代表处工作的员工进行个人所得税核定。
- 步骤3：将印章交回代表处总部所在地的省/市社会治安行政管理处
根据第99/2016/ND-CP号法令第18条第1款b点，在终止运营后，代表处负责将其印章样本退还给印章登记机关。档案包括：
- 要求将印章退还给警察当局的公函，明确说明退还印章的原因；
- 代表处经营登记证书的核证副本；
- 警方之前签发的印章样本登记证书原件；
- 代表处印章。
警察当局应收到印章归还档案，并在3-5个工作日内发出代表处印章销毁通知。
- 步骤4：员工相关程序
在执行外国代表处的解散程序时，外国贸易商必须根据《2019年劳动法》和有关工资、遣散费、社会保险和其他制度的指导文件履行对员工的义务，以确保因外国代表处终止运营而需要停止工作的员工的合法权益。
- 步骤5：关闭代表处的银行账户
外商应联系代表处开户银行，以获取关闭银行账户程序的指示。
- 第6步：根据许可机构的官方信函补充档案
代表处终止运营的补充档案包括：
- 警察当局的证明，确认代表处已完成印章归还程序；
- 代表处房屋租赁合同清算纪要；
- 税务机关确认代表处税法有效性终止的证明；
- 证明在代表处工作的员工已缴纳社会保险和其他法定权利的文件。
自收到完整有效的档案之日起5个工作日内，许可机关负责在其官方网站上公布代表处的终止运营。
注：
在执行外国代表处解散程序时，建议提前完成税务、印章、员工社会保险义务和办公室租赁终止，然后将所有相关文件合并并提交给许可机关。它有助于最大限度地减少根据许可机构的要求补充档案所花费的时间。
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