在数字时代，个人数据已成为一种宝贵的资产。在不遵守监管的情况下创建和存储个人数据副本会带来侵犯隐私和经济损失的重大风险。尽管法律框架明确解决了这些问题，但执法和监督仍然有限。因此，提高法律意识和数据安全是当务之急。
I.个人资料副本的现状
随着数字化转型的快速发展，个人数据的副本已成为越南一个突出的法律问题。许多组织和个人未经授权存储、复制或共享个人信息，导致隐私侵犯、财务欺诈和消费者伤害的风险。尽管关于个人数据保护的法律框架明确规定了责任和制裁，但实践中的执法和监督仍然不足，导致广泛的违规行为。
这一现实凸显了迫切需要加强法律意识，实施安全措施，并加强相关利益攸关方在保护个人数据方面的问责制。深入了解法律风险和监管要求是企业和个人缓解纠纷、保护合法权益的重要基础。
II、个人数据副本的概念
1.什么是个人数据的副本？
个人数据副本是指个人个人信息的复制版本，可能以物理或电子形式存在。这些数据可能包括全名、出生日期、电话号码、地址、交易信息和其他敏感数据。
根据第13/2023/ND-CP号法令第2条，个人数据被定义为与特定个人相关或有助于识别特定个人的电子环境中的符号、字母、数字、图像、声音或类似形式的信息。个人数据包括基本个人数据和敏感个人数据。
因此，所有个人数据副本在法律上均被视为个人数据，必须遵守适用的数据保护法规，包括有关收集、存储、处理和披露的法规。
未经数据主体同意而创建、保留或转移个人数据副本可能会导致法律责任，包括行政制裁或损害赔偿。因此，个人数据的副本不仅是信息管理的工具，而且与个人的隐私权和数据安全直接相关。
2.个人数据副本与原始个人数据有何不同？
个人数据的副本在形式和存储功能上与原始个人数据不同，但在法律价值上没有差异。原始个人数据是指最初从数据主体收集的信息，而副本是出于存储、处理或备份目的对原始数据的复制品。
然而，原始数据及其副本均被视为个人数据，并受到有关收集、使用、安全和转移的相同法律要求的约束。创建副本的行为不会产生额外的处理权，也不会减少数据控制实体的数据保护义务。
因此，任何非法处理个人数据副本的行为都将受到与涉及原始个人数据的违规行为相同的法律后果。
3.个人数据副本可能包含哪些类型的信息？
个人数据的副本可能包括身份信息或与个人有关的任何数据，包括第13/2023/ND-CP号法令第2条第1款保护的基本数据和敏感数据。此类信息可能包括全名、出生日期、电话号码、地址、身份证件、健康数据、生物特征数据、财务信息或位置数据。无论是原始形式还是复制形式，所有此类信息都被归类为个人数据，必须依法收集、处理、存储和共享。
未经授权处理个人数据副本可能会导致行政或刑事责任，并直接影响个人的隐私和合法权益。
因此，企业和组织必须实施严格的数据保护和管理措施，以确保合法合规。
III、 管理个人数据副本的法律法规
1.越南法律如何规范个人数据副本的创建？
越南法律，特别是关于个人数据保护的第13/2023/ND-CP号法令，对个人数据（包括数据副本）的处理和存储做出了明确规定。根据第2条和第16条，所有个人数据，无论是原始数据还是复制数据，都必须在数据主体同意的情况下出于合法目的进行收集、存储和使用，并且必须得到保护以确保安全性和保密性。
未经授权复制、保留或披露个人数据构成违法行为，并可能导致行政或刑事制裁。
因此，个人数据的副本与原始数据具有相同的法律地位，只有在严格遵守所有数据保护要求的情况下，其创建才是合法的。这是企业在保持合规性的同时有效管理数据的重要法律基础。
2.企业在创建个人数据副本之前是否需要获得同意？
根据第13/2023/ND-CP号法令第11条，企业在创建个人数据副本之前，必须获得数据主体的明确和自愿同意。此类同意必须透明地获得，明确说明数据处理的目的、范围和方法，并且必须记录为可验证的证据。
在复制或存储个人数据之前未获得有效同意可能构成违法行为，使企业面临行政处罚或损害赔偿责任。
因此，遵守同意要求不仅可以保护客户的权利，还可以降低企业的法律风险。
3.企业在创建个人数据副本时必须遵守哪些数据处理原则？
在创建个人数据副本时，企业必须遵守第13/2023/ND-CP号法令第3条规定的数据处理原则。个人数据必须在严格必要的范围内合法、透明地出于合法目的进行处理。企业还需要实施适当的安全措施，以防止数据泄露、丢失或未经授权的使用。
同时，必须尊重数据主体的权利，包括访问权、反对权以及在不再必要时要求更正或删除数据的权利。
遵守这些原则使企业能够最大限度地降低法律风险，同时确保安全透明的数据处理操作。
4.关于个人数据副本的保留期，有哪些法律要求？
根据越南法律，个人数据的副本只能在实现数据处理目的所需的时间内存储，一旦实现该目的，必须删除或销毁，除非法律另有要求。具体而言，第13/2023/ND-CP号法令第16条和第17条规定，企业必须根据数据主体的要求删除个人数据，除非出于法律义务或其他合法利益需要存储。在没有法律依据的情况下存储超过必要期限的数据可能会导致行政或刑事责任。
因此，企业必须制定明确的数据存储政策，严格遵守适用的法律要求，以降低风险，保护数据主体的权利。
IV、 关于个人数据副本的问题
1.创建敏感个人数据副本是否有限制？
创建个人数据（包括敏感数据）的副本并非严格禁止，但必须遵守严格的法律要求。
根据第13/2023/ND-CP号法令第2条和第28条，健康、财务和生物识别信息等敏感数据必须受到加强的安全措施的约束，指定部门负责数据保护和对数据主体的通知义务。此外，所有数据处理活动都必须遵守合法性、透明度、目的限制、数据最小化和保密原则。
遵守这些要求有助于企业降低法律风险，保护客户隐私，并确保数据处理活动的透明度。
2.企业内谁有权访问个人数据的副本？
根据第13/2023/ND-CP号法令第38条和第39条，对个人数据副本的访问仅限于企业内负责数据管理和处理的实体，包括数据控制者和授权数据处理者。
为了保护数据机密性和隐私，不允许在此范围之外的员工或部门访问。如果聘请了第三方服务提供商，他们的访问必须严格限于合同范围和约定的目的，并且不得将数据用于任何未经授权的目的。
违反访问控制规定可能会导致行政、民事或刑事责任，具体取决于违规的严重程度。
因此，企业必须建立明确的访问控制机制，以确保合规性并最大限度地降低法律风险。
3.企业是否可以将个人数据的副本转移给第三方？如果是，在什么条件下？
企业只有在完全遵守数据保护法的情况下，才能将个人数据的副本转移给第三方。根据第13/2023/ND-CP号法令第39条，数据控制者必须与第三方数据处理者签订合同或协议，确保数据严格在商定的目的和范围内使用，并采取适当的安全措施。
此外，根据第11条，此类转移需要数据主体的明确同意。第三方有义务保护数据，不得在约定范围之外使用。任何违规行为都可能导致转让企业和接收方承担法律责任。
4.可以创建的个人数据副本数量是否有限制？
目前，越南法律对企业可能创建的个人数据副本数量没有具体限制。
然而，所有副本都必须按照合法性、透明度、目的限制和必要性的原则进行处理。存储期还必须与预期目的保持一致，确保数据不会过度存储或超出实际需要。
因此，虽然副本的数量不受限制，但每份副本都必须完全符合有关数据保护和数据主体权利的适用法律要求。
5.在发生技术事故时，个人数据的副本能否用于恢复原始数据？
在技术故障的情况下，个人数据的副本可用于恢复原始数据，前提是这种使用符合个人数据保护规定。
根据第13/2023/ND-CP号法令第3条的要求，原始数据和副本都必须出于合法和透明的目的进行处理，并采取适当的安全措施。
数据备份和恢复是防止数据丢失、系统故障或损坏的合法技术措施，前提是实施了足够的保护措施。
企业必须确保使用此类副本不会侵犯数据主体的权利，并保持在法律允许的范围内。它是在保护客户利益的同时保持运营连续性的重要解决方案。
V、为什么就个人数据副本相关问题向NPLaw寻求法律建议
上述分析全面概述了企业在创建、存储和处理个人数据副本时的法律框架、风险和关键考虑因素，如果管理不当，这一领域可能会产生重大争议和法律责任。
明确了解权利、义务和适用的法律依据对于保护客户隐私、最大限度地降低风险和确保数据管理实践的透明度至关重要。然而，由于数据相关交易的复杂性和不断变化的性质，如果企业缺乏专业知识或未能完全遵守第13/2023/ND-CP号法令、《2025年个人数据保护法》和其他相关法律文书，企业可能会面临相当大的风险。
如果在创建、存储或传输个人数据副本方面出现问题，向NP Law的合格律师寻求建议是一种谨慎的解决方案，可以确保完全遵守法律并最大限度地降低争议风险。法律专业人员可以协助进行风险评估、流程审查、合同起草、文件准备，并在与合作伙伴或主管当局打交道时提供代理。这种方法不仅节省了时间和成本，而且为在日益严格的数据治理环境中运营的企业奠定了坚实的法律基础。
以上信息仅供参考。如需针对具体案件提供详细建议，请联系NPLaw进行及时法律咨询。
