在商业运营中，使用公司资金支付个人账单的情况相当普遍，但并不总是符合法律规定。如果操作不当，企业可能面临税务风险、会计问题和法律责任。以下文章阐明了使用公司资金支付个人账单的相关法律规定和常见问题，使企业能够积极防范潜在风险。

I、目前用公司资金支付个人账单的做法

在企业的实际管理和运营中，使用公司资金支付管理人员、员工或法定代表人的个人费用相对常见。许多支出是在“便利”、“预付款”或“工作目的”的内容下进行的，但缺乏足够的理由证明它们服务于生产和商业活动。它导致公司资产与个人支出相混合，在主管当局检查或审计时导致重大的税务、会计和法律风险。

II、了解使用公司资金支付个人账单

1.使用公司资金支付个人账单是什么？

用公司资金支付个人账单是指企业使用自有资金或资产支付员工、管理人员或相关人员的个人性质的支出，这些支出不直接服务于企业的生产经营活动。此类支出通常与分配的职责无关，缺乏明确的商业目的，如果不依法进行适当的监管、批准和记录，则会带来各种法律、会计和税务风险。

2.使用公司资金支付个人账单可以采取哪些形式？

在实践中，使用公司资金支付个人账单的形式可能多种多样，例如：企业直接以现金支付个人费用，使用公司的银行账户向服务提供商转账用于个人目的，使用公司卡支付生活费、餐费或差旅费，或在无法证明此类支出服务于生产经营活动的情况下进行预支和报销。

如果这些支付方式没有受到严格控制和合法理由的支持，它们很可能被视为不当使用公司资金。

3.哪些类型的个人账单通常使用公司资金支付？

在实践中，通常用公司资金支付的个人账单主要包括个人生活和消费费用，如：私人住宅的电费、水费和上网费；不用于商业目的的餐费和招待费；个人旅行和旅游费用；购买私人使用的商品和资产；学费、体检和治疗费用或其他个人支出。如果此类票据与企业的生产经营活动没有直接联系，则会导致重大的法律和税务风险。 

III、 关于使用公司资金支付个人账单的法律规定

现行法律法规规定了具体原则，以确保支出用于正当目的、有正当理由、透明、为生产经营活动服务，同时明确界定了企业或个人违反这些规定所产生的法律责任。

1.何时使用公司资金支付个人账单被视为合法？

根据经第96/2015/TT-BTC号通知第4条修订和补充的第78/2014/0T-BTC号通知第6条，使用公司资金支付个人账单只有在以下情况下才被视为合法：此类支出实际产生，与企业的生产和经营活动直接相关，有合法发票和证明文件证明，并满足2000万越南盾或以上发票的非现金支付要求。如果支出不符合这些条件，即使已经支付，在确定应纳税所得额时也不得扣除，并可能给企业带来税务风险。

因此，只有当支出直接服务于业务运营，有有效发票和文件证明，并按照规定的付款方式支付时，使用公司资金以个人名义开具的发票的付款才是合法的。

2.谁有权决定使用公司资金支付个人账单？

原则上，法律不允许使用公司资金支付个人账单，除非此类支出真正服务于企业的生产经营活动，并根据企业内部权限决定。

有权决定企业资产和资金使用（包括与业务运营相关的支出）的人员是根据公司章程和《2020年企业法》（2025年修订）指定的人员，通常包括：

  • 董事会（适用于股份制公司）；
  • 成员理事会（适用于有两名或两名以上成员的有限责任公司）；
  • 公司所有者（适用于单一成员有限责任公司）。

这源于公司资产管理的原则，即必须在章程中明确规定有权决定公司支出的人员，并且必须遵守法律，以确保所有支出都服务于商业目的，并有明确的法律依据。

3.现行法律如何规范公司资金用于不服务于业务活动的支出？

根据经96/2015/TT-BTC第4条修订和补充的78/2014/TT-BTC号通知第6条，在确定企业所得税时，与企业生产经营活动无关的支出不确认为可抵扣费用。如果企业使用公司资金支付不服务于商业目的的个人支出，这些金额不仅不包括在可扣除费用中，还可能导致税收调整和现行税收法规下的制裁风险。

将公司资金用于非商业目的不符合税收规定，导致在计算企业所得税时将此类支出排除在外，从而增加了应纳税所得额和应缴纳的额外税款。

IV、 关于使用公司资金支付个人账单的问题

以下是企业就使用公司资金支付个人账单以及在现行法规下正确理解法律提出的常见问题。

1.在没有合法发票或证明文件的情况下，用公司资金支付个人账单的案件应该如何处理？

如果企业使用缺乏合法发票或文件的支出进行纳税申报，除了将此类支出排除在可扣除费用之外，根据第125/202/ND-CP号法令（经第310/2025/ND-CP号令修订），企业还可能因违反税收和发票而受到行政处罚。

具体而言，如果申报错误导致少缴税款或增加免税、减税或退税金额，罚款为少缴税款的20%或不当享受的税款。在被归类为逃税的情况下，企业可能会被处以逃税金额一倍至三倍的罚款，具体取决于违规行为的性质和严重程度。

2.使用公司资金支付个人账单可以记为企业的可抵扣费用吗？

根据经第96/2015/TT-BTC号通知第4条修订和补充的第78/2014/0T-BTC号通知第6条，此类付款只能在实际发生的支出、与生产经营活动直接相关、有合法发票和文件证明，并符合法律规定的非现金支付要求的情况下记为可扣除费用。相反，如果发票反映的是不为企业业务活动服务的个人消费，则在确定应纳税所得额时，此类付款不可扣除。

3.使用公司资金支付个人账单是否会产生个人所得税义务？

根据《个人所得税法》（2025年）第3条，只有给个人带来福利的收入（如工资、薪水、报酬或货币和非货币福利）才构成应税个人收入。因此，如果公司支付个人账单，但此类付款实质上服务于生产经营活动，不赋予个人利益，则不产生个人所得税责任。

相反，如果公司支付纯粹个人消费性质的支出，给予与工作无关的私人利益，则这些金额被视为对个人的货币利益，必须依法计入应税个人收入。

4.会计师是否有权拒绝使用公司资金处理个人账单的付款？

根据2015年《会计法》（2024年修订）第51条，会计人员具有专业独立性，有权在发现不符合会计和财务规定的非法交易或文件时保留书面专业意见。

在审查会计凭证时，如果发现违规、内容不准确或违法行为，会计师有权拒绝此类交易（即拒绝支付、付款或会计分录），并必须书面报告总会计师或法定代表人，以便依法及时处理。

5.使用公司资金支付个人账单是否会被视为不当使用公司资产？

使用公司资金支付个人消费账单可能被视为不当使用公司资产。根据《2015年会计法》第6条，会计活动必须真实、客观地反映交易的经济实质，准确记录交易的内容、主体和资产使用目的。不服务于生产经营活动的个人支出不反映企业资金使用的真实性质和目的。

因此，使用公司资金支付个人账单不符合会计原则，根据法律可能被视为不当使用公司资产。

V、为什么要就使用公司资金支付个人账单向NPLaw寻求法律建议

NPLaw拥有一支在税务、会计和公司法方面拥有深厚专业知识的律师团队，协助企业审查支出的合法性，评估税收重估、行政制裁和潜在的个人所得税负债的风险。NPLaw还支持制定内部程序和财务会计规定，并为依法妥善处理已发生的支出提供指导，从而最大限度地减少法定代表人、总会计师和会计部门的纠纷和法律责任。

以上信息仅供参考。有关具体案件的详细建议，鼓励客户联系Ngoc Phu律师事务所进行及时咨询。