在招投标领域，合同谈判纪要作为承包商遴选流程及合同正式执行前的最终确认环节，具有重要地位。然而多数企业仍对这类文件的法律效力、内容规范、授权签署人范围及可修改事项边界缺乏清晰认知。下文将助您深入理解合同谈判纪要的概念内涵、法律规定及常见法律风险，以便规避实施过程中的失误。
I、与合同谈判纪要有关的常见法律风险
在实践中，合同谈判纪要是记录投资者和承包商在执行正式合同之前讨论和商定的事项的重要文件。然而，如果这些会议记录的准备或使用不当，企业可能会面临重大的法律风险。
此外，当谈判纪要记录了在技术要求、人员或工作量方面没有仔细审查的事项时，企业可能会遇到风险。如果这些内容与投标档案不一致或不能保证实施能力，则后续合同的执行可能会导致项目实施过程中的困难。
II、了解合同谈判纪要
1.合同谈判纪要是否被视为记录双方在正式签署前达成的协议的“日志”？
现行招标法，特别是《2023年招标法》，没有对“合同谈判纪要”做出正式定义。然而，通过与合同档案有关的规定，可以理解的是，此类文件的性质是记录双方在正式合同签署前的谈判结果。
根据2023年《招标法》第65条，与承包商的合同档案包括合同文件、合同附录和批准承包商选择结果的决定等主要文件。此外，根据招标包的规模和性质，合同档案还可能包括合同完成纪要或合同谈判纪要（如有）。
从这一规定可以看出，合同谈判纪要并非在所有情况下都是强制性文件，但它们通常是用来记录双方在谈判过程中讨论、澄清或商定的事项的。因此，在实践中，此类文件可被视为谈判过程的书面记录（类似于“日志”），有助于澄清双方签署正式合同前需要最终确定的事项。
2.如果双方以后发生争议，合同谈判纪要有什么法律价值？
招标投标法没有单独规定合同谈判纪要作为独立合同类型的法律效力。但是，根据2023年《招标法》，合同谈判纪要可能是与承包商签订的合同档案中包含的文件之一；因此，此类文件可以作为证据，证明双方在签署正式合同之前在谈判过程中讨论和商定的事项。
此外，第214/2025/ND-CP号法令第45条第6款也表明，合同谈判纪要在承包商选择过程中具有一定的法律意义。具体而言，如果承包商参与谈判，但不遵守谈判原则和内容，或拒绝签署合同谈判纪要，以退出中标或给投资者造成不利影响，则该承包商将被取消资格，且不得退还投标保证金。
因此，在发生争议时，合同谈判纪要通常被视为谈判过程的文件证据和解释双方约定内容的依据，同时也反映了承包商在合同完成阶段的责任。
3.谁有权签署合同谈判纪要，使其具有法律效力？
根据第24/2024/ND-CP号法令第34条第46条第2款，在承包商选择结果出来后，投资者应邀请中标承包商最终确定合同，在此期间，双方在签署前就合同草案内容、具体条件、合同附件和其他相关事项达成一致。
因此，合同谈判纪要要具有法律效力，签字人必须是：
- 各方法定代表人；或
- 各方书面合法授权的人员。
总之，合同谈判纪要经投资者/采购实体的合法代表或授权代表与中标承包商签署后具有法律效力。
4.在合同谈判纪要中，是否允许记录与招标文件完全不同的内容？
根据第214/2025/ND-CP号法令第45条第4款，合同谈判必须以招标文件、投标档案和评标报告为基础。同时，法律规定，承包商根据招标文件已经适当提供的内容不得进行谈判，财务评估阶段确定的单价不得更改。
在实践中，谈判纪要中记录的内容仅允许澄清、补充细节或解决招标文件与投标档案之间的不一致，或解决承包商选择过程中出现的问题。因此，不允许记录与招标文件完全不同或改变招标文件基本要求的内容，因为这可能违反采购原则并影响承包商选择结果的有效性。
III、 与合同谈判纪要有关的法律规定
1.根据现行法律，适当的合同谈判纪要必须包括哪些强制性内容？
根据第214/2025/ND-CP号法令第45条，法律没有规定合同谈判纪要的强制性标准格式。但是，根据合同谈判的内容和范围，准备好的合同谈判纪要一般应记录以下主要事项：
- 投标文件和投标档案之间存在不明确或不一致的问题，需要澄清以避免合同履行过程中的争议。
- 承包商在投标档案中提出的偏差或建议（如有），包括招标文件允许的替代技术解决方案。
- 与主要人员有关的事项，其中只有在法律规定的特殊情况下才允许更换人员，并且必须确保同等或更高的资格和能力。
- 在承包商选择过程中出现的问题，需要就最终确定招标包内容达成一致。
- 根据法律规定，需要协商以与套餐价格保持一致的价格相关事项（如有）。
- 为最终确定合同草案、具体合同条件以及工作范围、定价时间表和实施进度等附件所需的其他事项。
这些内容构成了双方在正式执行之前最终确定合同草案的基础，同时确保谈判符合采购法原则。
2.与合同谈判纪要中记录的投标档案相比，变更人员和设备的规定是什么？
根据第214/2025/ND-CP号法令第45条第4款，在合同谈判过程中，承包商不得随意更换投标档案中提出的或之前根据评标规定更换的主要人员。
仅在某些特殊情况下才允许更换主要人员，例如评标期超过预期或因不可抗力原因导致拟用人员无法参与合同履行。在这种情况下，承包商可以提出替换人员，但替换人员必须具备与原人员相同或更高的资格、经验和能力，并且不得改变投标价格。
对于设备或技术解决方案，只有在涉及承包商在投标档案中已经提出的偏差或建议，或者招标文件允许替代技术建议的情况下，才会考虑进行调整。这些事项可以记录在合同谈判纪要中，作为最终确定合同的依据。
3.允许在合同谈判纪要中直接调整工作量的法律依据是什么？
根据第214/2025/ND-CP号法令第114条第2款，双方可就合同修订达成一致，包括涉及超出合同规定范围的额外工作量或数量的情况。
具体而言，法律允许增加可选的补充工作量，前提是合同修订文件中明确规定了工作量、价值、实施期和其他必要内容。同时，此类增加不得超过承包商选择计划中已经批准的最高限额。
因此，在谈判过程中，双方可以在合同谈判纪要中记录工作量的调整或补充，作为正式执行前最终确定合同内容和合同附件的依据。
4.在国家电子采购系统上存储合同谈判纪要的程序是如何实施的？
根据第214/2025/ND-CP号法令，承包商选择过程中的文件管理和存储在国家电子采购系统上实施。原则上，合同谈判纪要的存储通过以下步骤实现：
步骤1：完成合同谈判
- 投资者和承包商按照规定进行谈判，然后准备合同谈判纪要，记录商定的内容。
步骤2：更新系统上的投标包档案
- 投资者或指定管理招标包的一方登录系统，更新与承包商选择过程相关的文件。
步骤3：上传并保存谈判纪要
- 合同谈判纪要和相关文件上传到招标文件包的电子档案中，用于存储和管理。
步骤4：数据连接和管理
- 该系统上的数据与企业注册、税务管理、预算和财务系统等其他系统连接，以支持合同管理和承包商能力监控。
系统上的存储有助于确保透明度、可追溯性，并支持合同履行期间的检查和监督。
IV、 与合同谈判纪要有关的问题
1.简化直接承包包是否必须准备合同谈判纪要？
根据第214/2025/ND-CP号法令第80条，简化的直接承包程序包括以下步骤：将合同草案发送给承包商，最终确定合同（包括价格和内容的谈判），批准和公布承包商选择结果，以及签署合同。
本规定不要求单独提供一套合同谈判纪要。在实践中，谈判往往直接反映在合同定稿过程中，并作为批准承包商选择结果和执行合同的基础。
但是，为了记录和澄清谈判过程，投资者在必要时仍可以准备合同谈判纪要。
2.合同谈判纪要必须密封在所有页面上以确保法律效力吗？
现行法律不要求合同谈判纪要在所有页面上都密封。文件的法律效力主要通过约定的内容、授权人的签名和双方的印章（如有）来确定。
然而，对于多页文件，各方通常会在每页上加盖页面印章或签名，以确保文件的完整性，并防止在签署后进行后续修改。
因此，尽管合同谈判纪要不强制要求盖章，但建议跨页盖章或在每页上签名，以提高确定性并减少未来的争议。
3.签署合同谈判纪要后，投资者需要多长时间才能发布批准承包商选择结果的决定？
根据《2023年招标法》（经修订后的《招标法》第1条第27款修订）第45条、《公私合作投资法》、《海关法》、“增值税法”、《进出口税法》、《投资法》和《公共投资法》以及《2025年公共资产管理和使用法》，该法没有规定投资者在合同谈判后批准承包商选择结果的具体时限。
相反，对于招标文件编制和发布期以外的活动，投资者负责确定实施时间表，以确保与项目和招标包的进度保持一致。
4.如果合同谈判纪要的内容与招标文件相冲突，以哪一份文件为准？
在招标活动中，招标文件和投标档案是承包商选择过程的基本法律文件。合同谈判仅旨在澄清、最终确定或统一这些文件中不清楚的内容，不得改变招标文件或评标档案的基本内容。
根据第24/2024/ND-CP号法令第45条第3款的合同谈判原则，双方不得就承包商已根据招标文件正确提供的内容进行谈判。因此，如果合同谈判纪要的内容与招标文件相冲突，应以招标文件和评标档案为准。
换言之，谈判纪要仅用于最终确定合同，不能改变招标文件中已经确立的基本条件。如有不一致，必须调整协商内容，以确保与招标文件和评标结果一致。
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