本文分析了税务档案调整的现状和法律规定，并回答了几个常见问题。

I、税务档案调整的现状

需要调整税务档案

  • 在实践中，税务档案的准备和提交经常涉及错误，如申报不足、项目不正确、会计数字不准确或新颁布的税收政策应用不当。
  • 需要调整的案例通常集中在增值税（进项增值税抵免和退税）、企业所得税（可抵扣费用和累计亏损）和个人所得税（应纳税所得额或受抚养人数计算错误）。
  • 税收政策和指导性法规的频繁变化也使企业和个人难以从一开始就完全遵守。

对企业和纳税人的影响

  • 在发现错误后，纳税人需要准备补充和调整的税务档案，这增加了时间成本和行政程序。
  • 未能及时调整可能会导致欠税评估、逾期付款利息或行政处罚。 
  • 某些企业故意不进行调整或提交不准确的补充申报，导致严重的法律风险，情节严重的，将承担逃税或欺诈的刑事责任。

困难和限制

  • 虽然调整税务档案的程序已经简化，但对小企业和个人纳税人来说仍然很复杂。
  • 税务机关缺乏及时和详细的支持可能会导致调整过程中的延误或错误。
  • 主动补充申报的比例仍然很低，大多数调整只有在通过税务检查或审计发现后才能进行。

II、与税务档案调整有关的法律规定

在纳税申报和履行纳税义务的过程中，企业可能会出现需要调整的错误或遗漏。该法规定了具体的规定，以确保 税务档案调整 按照程序透明进行，并将法律风险降至最低。

1.什么是税务档案的调整？

税务档案的调整是一种法律行为，旨在修改或补充先前提交的纳税申报表中不准确或不完整的信息，以确保申报的数据与实际业务运营和法律要求一致。

它构成了纳税人的权利和义务，以确保税务申报的准确性和真实性，并避免因申报不正确而产生的法律风险。

2.企业何时需要调整其税务档案？

根据2025年修订的《2019年税收管理法》第47条，在以下情况下，企业需要调整其税务档案：

如果纳税人发现已向税务机关提交的纳税申报表有错误或遗漏，纳税人有权在错误或遗漏发生的相关纳税期的纳税申报单提交到期日起十（10）年内提交补充纳税申报表，但前提是：

  • 在税务机关或主管机关宣布检查或审计决定之前进行调整；
  • 档案不属于检查或审计决定中规定的税务检查或审计的范围或期限。

对于属于检查或审计范围的事项，纳税人可以根据税法、检查法以及主管专门机关关于确定纳税义务的结论或规定，提交额外的解释性文件。

3.法律如何规定税务档案的调整程序？

根据《2019年税收管理法》第47条第4款，调整纳税申报表的档案包括：

  • 使用与第80/2021/TT-BTC号通知一起发布的01/KHBS表格的补充纳税申报表；
  • 与第80/2021/TT-BTC号通知一起发布的附录二中表格01-1/KHBS的补充声明和相关文件的解释性声明。

调整税务档案的程序遵循第126/2020/NĐ-CP号法令第7条第4款，具体如下：

补充申报不改变纳税义务的，只需要说明性声明和相关文件；无需提交补充纳税申报表。

  • 如果尚未提交年度纳税申报表，纳税人应提交发生错误或遗漏的月份或季度的补充申报，并将调整后的数字合并到年度纳税申报档案中。
  • 如果已经提交年度纳税申报单，则只需补充年度纳税申报表；在支付工资或薪水的组织或个人的个人所得税最终申报补充申报的具体情况下，相应的月度或季度申报表如有错误或遗漏，也必须补充。

如果补充申报导致国家预算增加应纳税额或减少应退税额，纳税人必须将额外应纳税额、超额退还额以及滞纳金利息（如有）全额缴纳国家预算。

补充申报仅增加或减少符合结转抵扣条件的增值税额的，应当在当期申报。纳税人只有在尚未提交下一纳税期的纳税申报表且未提交退税申请的情况下，才有权补充增值税应退还金额的增加。

III、 税务档案调整问题

1.是否可以授权第三方调整税务档案？

纳税人有权授权提供税务程序服务的组织（税务咨询公司、税务代理人）或正式获得税务服务执业许可的个人代表其申报、提交和调整税务档案。

此类授权必须以书面形式作出，经双方确认，被授权方应在授权范围内承担法律责任。

2.发现错误后调整税务档案的最长时间是多久？

根据2025年修订的《2019年税收管理法》第47条，纳税人可以在出现错误或遗漏的纳税期的纳税申报表提交到期日起十（10）年内提交补充纳税申报表，前提是满足上述检查和审计条件。

因此，调整税务档案的最长期限为自相关纳税期纳税申报表提交到期日起十（10）年。

3.税务档案可以在同一纳税期内多次调整吗？

法律没有限制补充声明或调整的次数。如果发现新的错误，纳税人可能会多次调整。但是，最新的补充档案应作为确定该纳税期纳税义务的最终依据。 

4.如果调整导致所缴税款减少，是否可以退税？

如果补充申报表明应缴税款低于已缴金额，纳税人可以选择将超额部分抵消后续期间的纳税义务，或根据《2019年税收管理法》和第80/2021/TT-BTC号通知规定的程序申请退税。

然而，在这种情况下，税务机关通常会在批准退款之前进行彻底核实。

5.税务档案的调整是否适用于个人所得税纳税人？

根据《2019年税收管理法》第47条第1款的规定，纳税人在提交的纳税申报表中发现错误或遗漏的，有权在相关纳税申报表提交到期日起十（10）年内提交补充申报。根据该法第2条，纳税人不仅包括组织，还包括个人。

因此，除企业外，应缴纳个人所得税的个人也有权在发现错误（例如，家属申报不正确、预扣税额或可扣除项目）时补充和调整其个人所得税最终档案。

个人补充申报程序使用规定的个人所得税补充表实施，并提交给直接管理的税务机关。

IV、 与税务档案调整相关的法律咨询服务

与税务档案调整相关的法律咨询服务包括：

  • 就补充申报和税务档案调整的法律依据和指导程序提供咨询；
  • 审查和识别企业和个人税务档案中的错误；
  • 代表或协助纳税人在遇到困难时与税务机关合作；
  • 就补充申报导致额外应缴税款、欠税评估或退税申请的处理方案提供建议。

如果您对税务档案的调整或其他法律事务有任何疑问，请联系NPLaw进行直接咨询和指导。